Você sabe o que é um documento arquivístico e por que ele é tão importante? Saiba que eles são fundamentais para qualquer organização, seja ela pública ou privada, pois estão diretamente ligados à preservação de informações cruciais e ao suporte para ações e decisões.
Apesar de sua relevância, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o que exatamente define um documento arquivístico e qual o papel ele desempenha no dia a dia das instituições.
Se esse for o seu caso, continue acompanhando o artigo. Nele, explicaremos de forma simples e descomplicada o que é um documento arquivístico, além de destacar sua importância para a gestão e organização de informações. Tenha uma boa leitura!
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Compreendendo o que define um documento arquivístico
Um documento arquivístico é mais do que um simples registro; é uma evidência formal e autêntica de ações, transações ou decisões realizadas por uma organização ou indivíduo. Tais documentos são produzidos ou recebidos no curso das atividades de uma instituição, pública ou privada, e possuem valor administrativo, jurídico, histórico ou informativo, dependendo do contexto em que foram criados.
O que diferencia um documento arquivístico de outros tipos é sua conexão orgânica com a atividade que o gerou. Ele não existe de forma isolada, mas está inserido em um conjunto maior de documentos que refletem as funções e os processos da organização.
Por exemplo, contratos, atas de reuniões, processos judiciais ou relatórios financeiros são considerados documentos arquivísticos porque servem como prova das ações realizadas por uma empresa ou instituição.
Por que os documentos arquivísticos são tão importantes?
Os documentos arquivísticos são fundamentais para qualquer organização, pois garantem a preservação de informações essenciais que comprovam ações, decisões e transações.
Eles são indispensáveis para a transparência, a responsabilidade administrativa e a memória organizacional, além de serem ferramentas valiosas para cumprir obrigações legais e preservar a história institucional.
No entanto, para que cumpram esse papel com eficácia, os documentos arquivísticos devem atender a critérios específicos. Eles precisam ser autênticos, comprovando sua origem e integridade; confiáveis, refletindo com precisão as informações ou atos que documentam; orgânicos, estando inseridos em um contexto organizacional maior; e acessíveis, garantindo sua disponibilidade e compreensão ao longo do tempo.
Classificação dos documentos arquivísticos
Os documentos arquivísticos podem ser classificados de acordo com o nível de formalidade e reconhecimento que possuem dentro das atividades organizacionais. Existem os documentos registrados, que são oficialmente reconhecidos, como contratos assinados, atas de reuniões, certidões e outros documentos que possuem valor legal ou administrativo formal.
Por outro lado, há os documentos não registrados, que são aqueles produzidos no dia a dia da organização, mas que não possuem o mesmo peso formal. Exemplos incluem relatórios internos, rascunhos e planilhas de trabalho. Embora não sejam documentos oficiais, eles também podem ter importância significativa para a tomada de decisões e o acompanhamento das atividades operacionais.
Mesmo assim, é válido ressaltar que ambos os tipos de documentos devem ser gerenciados com cuidado, considerando seu valor e contexto.
Qual a diferença entre um Documento arquivístico e um documento arquivístico digital?
Embora ambos atendam ao mesmo conceito, normas e padrões, a única diferença de fato está no formato em que são armazenados e gerenciados. Os documentos arquivísticos digitais são armazenados em meios eletrônicos, como na nuvem, HDs, sistemas GED ou outras plataformas digitais.
Além disso, é interessante dizer que os documentos arquivísticos digitais trazem vantagens como maior acessibilidade, economia de espaço físico e integração com sistemas tecnológicos avançados.
No entanto, assim como os documentos físicos, eles devem seguir critérios de autenticidade, confiabilidade, organicidade e acessibilidade, garantindo sua validade e segurança ao longo do tempo. Ambos desempenham papéis igualmente cruciais na preservação da memória organizacional e no suporte às atividades da instituição.
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Faça a gestão correta dos documentos arquivísticos de sua Organização
Para garantir que os documentos arquivísticos cumpram sua função e preservem seu valor ao longo do tempo, é essencial investir em uma gestão que priorize sua preservação correta, mantendo sua integridade e originalidade. Isso envolve adotar práticas e tecnologias que assegurem que os documentos, sejam físicos ou digitais, estejam protegidos contra alterações não autorizadas, danos ou perda de informações.
Por mencionar esse aspecto, utilizar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução eficiente para organizar, armazenar e acessar esses documentos de maneira segura e ágil.
Isso porque, um sistema GED permite centralizar a gestão documental, melhorar o controle e facilitar a rastreabilidade, promovendo uma gestão alinhada às melhores práticas e às exigências legais.
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