Você já ouviu falar do Decreto 10.278? Se não, fique tranquilo! Este é um tema cada vez mais relevante no mundo corporativo, principalmente quando falamos sobre digitalização de documentos.
Com o avanço da tecnologia, as empresas estão cada vez mais adotando processos digitais para melhorar sua eficiência, reduzir custos e otimizar o espaço físico. No entanto, uma dúvida comum que surge é: como garantir que esses documentos digitalizados tenham validade jurídica e segurança?
O Decreto 10.278 veio justamente para regulamentar essa questão, oferecendo um arcabouço legal que assegura que documentos digitalizados tenham o mesmo valor de um documento físico original.
Por esse motivo, neste artigo, explicaremos de forma clara e objetiva o que é o Decreto 10.278, quais critérios ele estabelece para a digitalização de documentos e como essa mudança impacta as empresas de diferentes segmentos. Continue lendo, te ajudaremos a descomplicar tudo isso!
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Como digitalizar um documento nos termos do decreto 10.278?
Agora que você já sabe o que é o Decreto 10.278, chegou a hora de entender como ele estabelece os critérios e requisitos necessários para que sua empresa faça a digitalização de documentos de forma adequada. Confira:
Integridade e confiabilidade
Quando falamos em integridade, o Decreto 10.278 exige que os documentos digitalizados sejam uma representação fiel e completa do documento original, sem qualquer alteração que possa comprometer seu conteúdo. Isso significa que, ao realizar a digitalização, é preciso garantir que o arquivo digital contenha todos os dados do documento físico de maneira precisa.
A confiabilidade se refere à certeza de que o processo de digitalização foi realizado de forma apropriada, respeitando os critérios técnicos e legais estabelecidos pelo Decreto.
Rastreabilidade e audibilidade
Outro requisito essencial do Decreto 10.278 é garantir que o processo de digitalização seja rastreável e audível. Isso significa que a empresa deve ser capaz de rastrear todas as etapas envolvidas no processo, desde a digitalização até o armazenamento final do documento digital.
Isso envolve registrar informações sobre quem realizou a digitalização, quando ela foi feita, quais ferramentas ou sistemas foram utilizados e qualquer outra informação relevante que permita verificar o histórico do documento.
Emprego dos padrões técnicos de digitalização
Para garantir que os documentos digitalizados atendam às exigências do Decreto 10.278, é necessário seguir padrões técnicos que assegurem a qualidade da imagem, a legibilidade e a utilização adequada do documento digital. Isso inclui aspectos como a resolução mínima, a cor do documento, o formato do arquivo e outros critérios técnicos, como a escolha do tipo de digitalização, que são fundamentais para garantir que o documento digital seja uma cópia fiel do original.
Confidencialidade
A confidencialidade dos documentos digitalizados também é uma preocupação constante do Decreto 10.278. Embora a digitalização vise facilitar o acesso e o compartilhamento de informações, alguns documentos, por questões de sigilo ou proteção de dados, podem exigir medidas extras de segurança para garantir sua privacidade.
Isso pode envolver o uso de criptografia para proteger arquivos digitais sensíveis, a aplicação de controles de acesso rigorosos, e até o controle de versionamento para evitar que documentos sigilosos sejam alterados sem o devido controle. A confidencialidade é um requisito que deve ser observado sempre que for aplicável, principalmente quando o documento contém dados pessoais ou corporativos sensíveis.
Interoperabilidade entres sistemas
Por fim, o decreto também aborda a necessidade de interoperabilidade entre sistemas. Ou seja, os documentos digitalizados devem ser acessíveis e legíveis em diferentes plataformas e sistemas de gestão documental. Isso é fundamental para que a empresa possa integrar seus processos de gestão documental e compartilhamento de informações, sem a necessidade de duplicar ou reorganizar os arquivos
Exceções: documentos que não se aplicam ao Decreto 10.278
Embora o Decreto 10.278 defina diretrizes importantes para a digitalização de documentos, ele não se aplica a todos os tipos de documentos. Algumas exceções estão claramente previstas no próprio texto do decreto. Confira abaixo a lista dos documentos que não estão sujeitos às suas disposições:
- I – Documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital
- II – Documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional
- III – Documentos em microfilme
- IV – Documentos audiovisuais
- V – Documentos de identificação
- VI – Documentos em porte obrigatório
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O que fazer para digitalizar seus documentos de acordo com o Decreto 10.278?
Agora que você compreende o Decreto 10.278, o próximo passo é garantir que a digitalização dos seus documentos seja realizada corretamente. Para isso, é fundamental contar com uma estrutura adequada que permita a utilização de tecnologia de ponta e a aplicação rigorosa dos padrões exigidos.
Se sua empresa ainda não possui um processo de digitalização estabelecido ou está buscando otimizar essa prática, é importante adotar um sistema que possa garantir conformidade com todos os requisitos abordados ao longo do artigo.
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