Compreenda os diferentes tipos de arquivos existentes

27 de Março de 2024

A definição de arquivos pode ser entendida como uma coleção de registros que são mantidos juntos como uma unidade. Indo além, no universo corporativo, abrange todos os documentos recebidos ou produzidos por determinada empresa durante a execução de suas atividades, desde simples correspondências até contratos, relatórios financeiros e a documentação de funcionários.

Gerenciar essa diversidade de informações de forma eficiente tornou-se uma prioridade para as organizações modernas. Assim, para alcançar esse objetivo e garantir que tais dados sejam facilmente acessados sempre que for necessário, é fundamental primeiro conhecer os diversos tipos de arquivos existentes.

Por isso, neste artigo, vamos explorar as várias classificações de arquivos sob diferentes perspectivas. Além disso, apresentaremos a você os arquivos digitais e suas extensões. Continue acompanhando para descobrir como essa informação pode ser aplicada para impulsionar tanto a facilidade de identificação quanto a organização em seu ambiente de trabalho. Boa leitura!

Tipos de arquivos e suas classificações

Como já dito antes, compreender as funcionalidades dos arquivos é fundamental para uma gestão documental eficiente. A seguir, confira os diferentes tipos de arquivo e adquira uma visão abrangente de como são gerenciados:

Classificação quanto ao conteúdo

Administrativo: este segmento engloba todos os documentos gerados no âmbito da operação de uma empresa. Portanto, eles suportam o funcionamento diário da organização e, consequentemente, possuem valor para ela.

Histórico: refere-se a documentos que possuem valor histórico ou cultural, sendo importantes para a memória institucional ou para a sociedade em geral.

Pessoal: esta categoria compreende informações de natureza privada e reflete as experiências individuais, como arquivos de fotos, diários, registros trabalhistas e outros aspectos únicos da vida de uma pessoa.

Classificação quanto ao órgãos responsáveis pela guarda

Públicos: são mantidos por órgãos governamentais. Logo, tudo que está sob a competência de uma instituição pública é considerado arquivo público.

Privados: por outro lado, os arquivos privados são guardados por empresas ou organizações não governamentais e contêm documentos relacionados a esses locais.

Classificação quanto à natureza dos documentos

Especiais: arquivos que possuem características únicas, como manuscritos antigos ou filmes fotográficos, e assim, requerem cuidado especial para garantir sua conservação ao longo do tempo.

Especializados: entre os tipos de arquivos relacionados à natureza dos registros, este é o mais comum. Afinal, agrupar documentos que abordam um assunto específico ou compartilham características em comum é algo natural e feito por todos nós quase que de maneira involuntária.

Classificação quanto o local de armazenamento

Setoriais: localizados próximos aos departamentos que os utilizam, os arquivos setoriais devem ser facilmente acessíveis, pois guardam documentos que são frequentemente solicitados no dia a dia de trabalho.

Centrais: funcionam como repositórios para documentos que não têm mais utilidade no cotidiano, mas ainda precisam ser preservados. Dessa forma, podemos concluir que um documento armazenado em um arquivo setorial, após expirar seu prazo de validade, pode ser transferido para um arquivo central, onde a gestão documental fica concentrada em um único local.

Classificação quanto ao ciclo de Vida

Correntes: esses tipos de arquivos reúnem documentos dentro de seu período de vigência e que são utilizados com frequência.

Intermediários: nesta fase os documentos já não são tão essenciais, porém, ainda possuem valor administrativo e aguardam uma decisão sobre sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Permanentes: englobam documentos que transcenderam seu valor operacional e são preservados devido a sua relevância histórico-cultural.

Arquivos digitais: conceito e vantagens

Com o contínuo avanço tecnológico que testemunhamos nos últimos anos, inúmeras empresas passaram a considerar a adoção de diferentes tipos de arquivos para preservar e gerenciar as informações corporativas, abandonando gradativamente o tradicional formato físico em prol do digital.

Portanto, é importante destacar que os arquivos digitais são representações eletrônicas de dados armazenados e processados por dispositivos como computadores, smartphones, pen drives, entre outros.

Além de economizar espaço físico e reduzir os custos operacionais relacionados à manutenção de documentos em papel, a migração para o digital possibilita maior agilidade no acesso às informações e proporciona melhor controle sobre os dados sensíveis da organização.

Os arquivos digitais podem assumir diversos formatos de texto, imagens, vídeos e áudio. Entre os mais comuns, destacam-se:

PDF: extensão de arquivos utilizada para apresentar documentos, seja imagens, textos, vídeos ou áudios, de maneira independente do software, hardware ou sistema operacional.
JPG: amplamente utilizado na web para imagens e fotografias.
DOC e DOCX: extensões associadas ao Microsoft Word, são usadas para criação de documentos de texto que podem incluir a formatação de imagens e outros elementos gráficos.
MP3: formato popular para armazenamento de arquivos de áudio.

Conclusão

Em resumo, agora que você compreende as diferentes classificações e tipos de arquivos, é possível implementar estratégias adequadas para sua organização. Uma delas é investir em soluções modernas de gestão documental para impulsionar a eficiência e a segurança das operações empresariais.

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