O que é tabela de temporalidade na gestão documental?

25 de Janeiro de 2024

Você já ouviu falar da tabela de temporalidade? Já considerou a possibilidade de implementar essa prática de gestão na sua empresa?

Para organizações que lidam com um volume substancial de documentos, compreender e adotar uma gestão documental eficaz vai além de ser apenas uma estratégia - torna-se uma necessidade imperativa.

Nesse sentido, a tabela de temporalidade surge como uma peça fundamental. Além de contribuir para a organização e a economia de recursos, ela também assegura a conformidade com as regulamentações legais.

Se deseja praticar uma gestão documental eficiente, este artigo é exatamente para você. Nele, vamos explicar do que exatamente se trata essa ferramenta auxiliar, discutiremos sua relevância, os benefícios de sua adoção e as práticas recomendadas para integrá-la efetivamente. Continue a leitura e fique inteirado do assunto!

Explorando o conceito

Agora que você já entendeu que a tabela de temporalidade desempenha um papel crucial na organização de documentos dentro de uma empresa, é hora de explorarmos mais a fundo o que especificamente ela abrange e como funciona.

No mais, a tabela de temporalidade atua como um suporte para o setor de Recursos Humanos. Sua principal função é a organização e identificação sistemática dos arquivos vinculados à ficha pessoal de cada colaborador, promovendo eficiência e facilitando o acesso a informações cruciais.

Além disso, esse instrumento é uma diretriz que especifica, entre outros fatores, por quanto tempo diferentes tipos de documentos devem ser mantidos pela organização antes de serem eliminados ou, em alguns casos, arquivados permanentemente.

Vale ressaltar que a tabela atende às exigências legais e regulatórias, portanto, garante que a informação seja retida pelo tempo necessário, sem sobrecarregar desnecessariamente as instalações de arquivamento.

Como criar uma tabela de temporalidade?

Ao desenvolver uma tabela de temporalidade, é crucial entender que, embora existam elementos básicos que compõem sua estrutura, cada instituição deve adaptar-se às necessidades e requisitos específicos de seu negócio para definir a metodologia que será utilizada .

Além disso, adotar um software de gestão de documentos pode ser uma excelente estratégia para simplificar o processo, e assim, otimizar os benefícios proporcionados pela tabela de temporalidade. No geral, os componentes principais incluem:

1. Descrição do documento

O primeiro passo consiste em descrever o tipo do documento que está sendo analisado. Isso implica em detalhar sua natureza e finalidade, como, por exemplo, esclarecer se é um atestado médico, histórico de ponto, folha de pagamento, entre outros. Esta medida inicial é fundamental para determinar o tratamento adequado para cada arquivo nos próximos passos.

2. Ciclo de vida

Cada documento passa por diferentes estágios ou idades durante seu ciclo de vida, classificados(as) em:

Correntes: aqueles que ainda estão dentro do período de vigência. Nesta fase, eles são mantidos em locais de fácil acesso.
Intermediários: documentos cujo prazo de validade já se encerrou, mas que ainda podem ser consultados esporadicamente. Devem ser armazenados até que uma decisão sobre seu destino seja tomada.
Permanentes: possuem valor histórico-cultural ou devem ser preservados por conter informações importantes que podem ser acessadas.

3. Frequência de uso

Este item esclarece o nível de frequência com o qual um documento é consultado. Ter isso claro em mente é crucial para determinar o local e o modo adequados de armazenamento dos arquivos. Os níveis de frequência são classificados em:

Alta frequência: documentos que são frequentemente utilizados pela organização por motivos fiscais e jurídicos.
Média frequência: documentos com média frequência de consulta são acessados ocasionalmente.
Baixa frequência: engloba documentos raramente solicitados, mas que sua natureza e conteúdo justificam a necessidade de preservação permanente.

4. Prazos de guarda e destinação final

Vamos abordar agora os componentes finais do processo. No que diz respeito aos prazos de guarda, existem leis e regulamentos que os estipulam, influenciando diretamente na destinação final. Esta última coluna determina se o documento será eliminado, arquivado como inativo ou, até mesmo, digitalizado.

Importância e benefícios da tabela de temporalidade

Como vimos até aqui, a tabela de temporalidade é uma ferramenta que traz uma série de vantagens para a gestão documental das organizações. Sua implementação adequada pode resultar em benefícios significativos, incluindo:

Otimização de espaço: ao definir períodos claros de retenção e descarte, acontece a redução do acúmulo de documentos.
Redução de custos: minimiza os custos associados à manutenção, armazenamento e gerenciamento de arquivos.
Eficiência operacional: facilita o acesso rápido e preciso às informações, o que contribui para o aumento da produtividade e da agilidade nos processos.

Como dito anteriormente, para que esses benefícios sejam otimizados, é primordial reconhecer o valor de integrar essa ferramenta a softwares de gestão documental, assim como a plataforma de ECM/EIM oferecida pela Metrofile. Além de promover a implementação da tabela de temporalidade, o sistema oferece soluções abrangentes, incluindo a digitalização de documentos, guarda e gerenciamento de mídias, como também a organização arquivística.

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