Organizar documentos pode ocupar boa parte do seu tempo, ainda mais quando se trata da documentação de funcionário, que precisam de atenção em dobro.
A falta de organização desses arquivos pode acarretar em perdas e gerar problemas no futuro e quantos mais papéis tiver, maior será a bagunça. Sem conta na demora para encontrar algum papel quando for necessário.
Digitalização
Uma das formas de organizar documentos e diminuir a quantidade de arquivo físico é por meio do processo de digitalização. A única coisa que será necessária é um espaço de armazenamento no computador para toda documentação.
Organize as pastas virtuais de acordo com o tipo de documento, data de recebimento, por setores da empresa e com o nome de cada funcionário. Assim, você não perderá tanto tempo e poderá realizar outras atividades.
Datas
Comece a organizar documentos por datas para ter um controle da validade deles. Cada documentação tem um prazo estimulado para o tempo que precisa ficar guardado e isso é uma lei.
A falta de alguns desses papéis pode gerar prejuízos financeiros a organização e dependendo de qual for o documento o período para conseguir outra cópia pode ser longo.
Leia também Gestão de Processos: Como melhorar as atividades em sua empresa?
Ordem alfabética
Essa é mais uma forma de agilizar tanto o processo de arquivo quanto a localização de documentos.
Como organizar documentos em plataforma tecnológica?
Já pensou como seria bom você digitalizar um documento e automaticamente ele é arquivado na pasta correta?
Pensando em diminuir tempo no processo de arquivo feito por profissionais que trabalham em RH de pequenas, médias e grandes empresas, a Metrofile desenvolveu uma plataforma capaz de capturar e identificar qualquer tipo de documentação e fazer o armazenamento correto.
Assim a agilidade nesse procedimento é maior, garantindo mais tempo livre para execução de outras tarefas.
ÚLTIMAS NOTÍCIAS
Metrofile © 2023