Muito se tem falado sobre gestão de processos e seus infinitos benefícios em aplicações empresariais. O fato é que o gerenciamento de projetos pode de fato revolucionar a rotina de uma empresa bem como os seus resultados mercadológicos e financeiros. A prática da gestão de processos torna-se então uma ferramenta estratégica.
Afinal de contas o que de fato é a gestão de processos?
De maneira bem simplificada a gestão de processo consiste na implementação de um método, “modo de fazer” para cada tarefa, projeto ou processos dentro de uma empresa.
De acordo com Gart Capote “Gerenciamento de Processos de Negócio é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócios, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização”.
Qual é o objetivo da gestão de processos?
O objetivo da gestão de projetos é promover o acompanhamento passo a passo de tudo o que acontece em uma empresa para que cada processo possa ser otimizado ou até mesmo automatizado para maior efetividade.
Um projeto normalmente consiste em um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos em um período de tempo pré-determinado e por tanto com orçamento e prazo limitado.
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Quais são as etapas da Gestão de Processos:
- Analisar
- Re-design e modelo
- Implementar
- Monitorar
- Gerir
- Automatizar
Na prática, como funciona?
Vamos imaginar uma empresa de RH. Currículos, folha de ponto, documento individual dos funcionários, documentação de férias e afins e tantas outras papeladas que circulam por este setor.
Ao utilizar uma central do sistema de RH, o gestor consegue poupar tempo com registros cotidianos dos colaboradores. Assim, é possível que o líder se ocupe apenas com as anomalias identificadas no sistema e possa conferir dados com rapidez.
Criação de um banco de dados online
Esqueça aqueles arquivos enormes, organizados em ordem alfabética e ocupando um cômodo inteiro no escritório. Com poucos cliques é possível encontrar todos os dados de um funcionário, incluindo visualizar todos os seus documentos em um só lugar.
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Contratação de novos talentos
Hoje, existem ferramentas de gestão de processos e gestão de documentos no mercado para todos os tipos de empresa e assim, adequando o sistema aos objetivos do RH, organizar, catalogar e categorizar candidatos para uma vaga se muito mais simples.
Você também pode contar com uma ferramenta para otimizar os processos de seleção. Isso vai tornar a rotina mais ágil e também permite mais tempo para que os profissionais de RH possam realizar o planejamento estratégico.
A tecnologia vem para ajudar na solução de problemas antigos e recorrentes como a perca ou a mistura de documentos, por exemplo.
Tê-la como aliada em sua empresa faz com que cada processo seja mais assertivo e o tempo de cada funcionário aplicado apenas no que é fundamental, o resultado é mais produtividade e consequentemente melhores resultados e a resistência a ela só procrastina a melhora.
Na sua empresa a gestão de processo pode ter um efeito revolucionário se aplicada ao seu negócio e a cada processo dele, especificamente. Isto não significa dizer que todas as coisas devem ser automatizadas, mas sim que todos os processos podem ser analisados e então redesenhados, para um novo funcionamento mais prático, rápido eficiente e econômico.
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