Se pensarmos cerca de 30 anos atrás, a contratação de funcionário era dispendiosa para a empresa e para o colaborador.
Era preciso reunir uma série de documentos, tirar cópia e levar à empresa. Depois eram verificados todos os itens e estando tudo certo, o profissional do departamento pessoal ficava com uma pilha de papel na mesa.
Isso ainda acontece em algumas organizações, mas muitas já estão adotando a contratação de funcionário utilizando métodos digitalizados. Em alguns casos o colaborador pode entregar parte dos documentos virtualmente. Em outros eles são impressos e a empresa digitaliza.
Pode parecer uma mudança simples adotar sistemas informatizados, mas a agilidade nos processos é perceptível.
As vantagens de fazer a contratação com recursos digitais
A contratação de funcionário só pode ser formalizada após a entrega de alguns documentação e registro da pessoa nos sistemas da empresa e do governo.
Ao optar pelos recursos digitais, os processos se tornam mais simples, os documentos ficam organizados em pastas virtuais e não são perdidos com facilidade. Nada de pilhas de papéis que apenas atrapalham o trabalho.
Outro ponto que não podemos esquecer é que isso evita que os documentos se danifiquem. Arquivos de papel mal armazenados com o tempo podem estragar, molhar e sofrer com traças. Isso levaria à perda dos documentos e histórico dos colaboradores, o que no futuro resultaria em problemas para a organização.
Ao optar por fazer a contratação de funcionário no formato digital, a segurança dos arquivos é muito maior. Eles são mais fáceis de manusear e armazenar, além de contarem com backup.
Ter toda a documentação é essencial para a organização, cuja obrigação é guardar os históricos da equipe. Essa é uma forma de evitar situações delicadas e até mesmo processos trabalhistas.
Organizando a contratação de funcionário
Para garantir que o processo de admissão não enfrente problemas, ele deve seguir um fluxo, sendo conhecido por todos que lidam com a função.
Inicialmente será necessário conferir a documentação, nesse momento ela pode ser digitalizada se ainda não estiver online. Feito isso, é importante realizar o registro do novo colaborador no sistema interno da empresa e dos órgãos governamentais. Isso permitirá gerar o contratado de trabalho para que haja a formalização entre as partes.
O eSocial é uma plataforma que exige atenção, pois ao longo dos últimos anos ela vem passando por mudanças. Cada vez mais são solicitados novos dados, já que a intenção é unificar as informações das pessoas em um único sistema. Se desde o início da contratação de funcionário o processo estiver digitalizado, facilitará o envio desses dados no futuro.
O sistema do governo funciona online e consegue se integrar com diferentes softwares. Ao ter os dados acessíveis, a rotina de admissão e repasse de informações dos colaboradores será mais rápida e menos burocrática.
Veja também: Mais um ano chegou e o RH da sua empresa ainda utiliza documentos físicos?
Integração do funcionário com a empresa
Entretanto, a contratação de funcionário não pode se resumir à parte burocrática. Após a formalização será necessário fazer a integração do colaborador.
Ele deve ser apresentado ao gestor e colegas, a estação de trabalho precisa estar organizada e o start para essa preparação pode ser o registro em sistema do funcionário. É importante que a pessoa conheça a empresa, sua cultura e só então comece a desenvolver as atividades designadas.
Organizar a contratação de funcionário requer o cumprimento de diversas etapas. O trabalho pode ser simplificado quando se conta com a tecnologia permitindo focar nas pessoas e automatizar parte do processo.
ÚLTIMAS NOTÍCIAS
Metrofile © 2023