Mais um ano chegou e o RH da sua empresa ainda utiliza documentos físicos?
O ano de 2021 está começando e neste momento o planejamento começa a ser colocado em prática, porém dificilmente as empresas abordam o assunto de documentos físicos.
O que mais se vê são planos para aumentar as vendas, fazer a empresa crescer e se posicionar no mercado.
Tudo isso é muito importante para que uma organização possa continuar a existir, mas como o ano é novo, que tal a empresa pensar em novas formas de trabalhar com os documentos físicos?
Um monte de papel empilhado é coisa do passado, cada vez mais a tecnologia tem ajudado as empresas de diferentes formas. Veja como trabalhar com um monte de papel pode atrapalhar a rotina dentro do departamento de recursos humanos.
Dificuldade de encontrar documentos físicos
Papéis podem se misturar com facilidade e serem levados de um lado para outro. Se precisar encontrar um relatório impresso pode demorar bastante tempo se houverem outros próximos.
Outro ponto, é que muitas vezes para encontrar uma informação você terá que procurar e ler diferentes páginas até chegar onde deseja.
Se os documentos fossem digitais estariam organizados em pastas que seriam acessadas com apenas alguns cliques. Na hora de encontrar uma informação específica poderia contar com o recuso de busca e localizar em questão de segundos.
Perda de documentos
Por mais que se tente manter os documentos físicos da empresa organizados, eles podem se perder. Alguém pode pegar para ver e esquecer em algum lugar. Existe ainda a possibilidade de estragarem com o tempo, ficando com a tinta manchada ou com a informação apagada.
Há casos de empresas que sofreram incêndios e acabaram perdendo todas as informações que possuíam, pois estava tudo impresso em papel.
Os documentos virtuais não passam por essa situação, eles podem ser digitalizados e se preservam sem sofrer desgaste do tempo. Eles não correm o risco de serem perdidos, pois há um backup que garante que sempre haverá mais de uma cópia salva.
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Ocupa espaço
Imagine guardar todos os documentos físicos da empresa em um arquivo, dependendo do tempo de existência e quantidade de material produzido, seria necessário um espaço enorme. Um espaço físico acaba custando dinheiro, pois é preciso alugar ou comprar e cuidar da manutenção.
Por outro lado, é possível optar por armazenamento virtual, todos os documentos estariam salvos e acessíveis quando necessário. Desta forma o ambiente ocupado poderia ser menor que uma prateleira de arquivo tradicional.
Precisa contratar mão de obra
Toda empresa precisa de funcionários e esses acabam tendo um custo elevado e consequentemente o lucro diminui.
Quando se tem muitos documentos físicos, será preciso ter pelo menos um profissional dedicado ao arquivo e isso tem um custo.
É mais vantajoso optar por uma gestão de arquivos mais moderna que não necessita de uma pessoa dedicada a ele em tempo integral, sendo possível também contratar uma empresa para prestar esse serviço por um custo baixo e aproveitar melhor o colaborador em uma função que seja mais produtiva.
Se a sua empresa ainda usa documentos físicos existem boas razões para que pense em modernizar esse processo. Com o ano começando e o planejamento em fase de construção, seria interessante incluir essa mudança para que não precise fazer promessas para ver a sua organização prosperar.
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