Para manter o funcionamento ágil e produtivo de qualquer empresa, é preciso estabelecer uma rotina de organização de documentos administrativos eficaz e padronizada.
Algumas empresas utilizam metodologias conhecidas na gestão de escritórios, como por exemplo, o método 5S, que foi originário do Japão e tem como objetivo desenvolver rotinas pautadas na frequência de utilização, ordenação, limpeza, padronização e autodisciplina.
No entanto, muitos negócios cometem erros comuns que podem comprometer esse processo. Hoje, você irá conhecer alguns desses erros e aprenderá como evitá-los. Acompanhe o artigo até o final e confira!
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1. Falta de Padronização pode ter fazer perder tempo
Muitas empresas não utilizam um sistema de nomenclatura e estrutura de pastas consistente na organização de documentos administrativos e isso pode causar confusão e dificultar a localização de documentos importantes.
Por isso, é fundamental criar um guia de nomenclatura e uma estrutura de pastas clara, que todos os colaboradores devem seguir. Isso não apenas facilita o acesso, mas também melhora a colaboração entre equipes.
2. Acúmulo de documentos desnecessários
Não vai mais usar? Armazene em local apropriado. A não separação de documentos obsoletos ou duplicados pode levar a um acúmulo desnecessário de informações no escritório, tornando a busca por arquivos relevantes mais difícil – principalmente quando estes documentos ainda forem físicos.
Para melhorar o processo de organização de documentos administrativos, implemente um cronograma regular de revisão, armazenamento e descarte de arquivos que não são mais necessários. Isso ajuda a manter o ambiente de trabalho organizado e a eficiência no acesso à informação.
3. Armazenamento Inadequado
Não utilizar o sistema de armazenamento adequado, seja digital ou físico, pode resultar em perda de documentos e dificuldade de acesso.
Desta forma, avaliar as necessidades específicas da empresa e escolher a solução mais eficiente, como sistemas de gerenciamento de documentos ou empresas de gestão de documentos físicos, que permitem um armazenamento organizado e seguro, ou manter arquivos físicos em locais adequados e bem sinalizados.
4. Falta de treinamento da equipe na organização de documentos administrativos
Não treinar os funcionários sobre o sistema de organização de arquivos pode levar a inconsistências e desvio das práticas recomendadas.
Como solução, você pode oferecer treinamentos regulares e atualizações sobre as melhores práticas de organização de documentos administrativos. Isso garante que todos estejam alinhados e cientes das normas estabelecidas.
5. Desconsiderar a segurança da informação
Ignorar medidas de segurança para proteger documentos sensíveis pode resultar em vazamentos de dados e comprometer a integridade da empresa.
A dica, nesse caso, é estabelecer políticas de segurança robustas, como a criptografia de arquivos digitais e controles de acesso para documentos físicos. Garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis é vital para a proteção dos dados da empresa.
Conclusão
Manter a organização de documentos administrativos eficaz e padronizada é essencial para a produtividade e o funcionamento ágil de qualquer empresa.
Ao evitar erros comuns, as empresas podem garantir um ambiente mais organizado, seguro e eficiente. Portanto, implementar as boas práticas comentadas ao longo do artigo é o caminho para otimizar a gestão documental e assegurar que os colaboradores possam acessar e gerenciar informações de forma ágil e segura.Para mais dicas, novidades e informações sobre gestão documental, acompanhe o blog da Metrofile.
