Você já dedicou horas pensando em como organizar melhor os documentos da sua empresa? Se sim, saiba que você não está sozinho. Como gestor ou profissional que lida com informações diariamente, encontrar o método ideal para organizá-los é sempre um desafio, pois é algo que depende exclusivamente da dinâmica e natureza do seu negócio.
Existem várias formas de arquivamento, mas hoje falaremos de um sistema em especial: o método de arquivamento numérico. Ele é conhecido por sua simplicidade, eficiência e versatilidade, sendo uma das melhores escolhas para empresas que lidam com grandes volumes de documentos.
Neste artigo, vamos explicar o que é o método de arquivamento numérico, apresentar suas diferentes variações e mostrar exemplos práticos de aplicação. Acompanhe e descubra como esse método facilitará sua gestão documental!
Leia também: Conheça os tipos de documentos empresariais e como gerenciá-los
O que é o método de arquivamento numérico?
Como o próprio nome sugere, o método de arquivamento numérico é uma técnica de organização baseada no uso de números sequenciais para identificar e classificar documentos. Cada registro recebe um número único que serve como referência para sua localização, o que, consequentemente, facilita a organização e consulta de informações.
Uma das grandes vantagens desse método é sua flexibilidade. Ele pode ser aplicado em diferentes contextos e volumes de documentos, desde pastas de funcionários até arquivos financeiros de uma grande corporação. A simplicidade e a eficiência tornam o método numérico uma das opções mais populares na gestão documental.
O método de arquivamento numérico é frequentemente dividido em três classificações principais: numérico simples, numérico cronológico e numérico dígito-terminal. A seguir, vamos explorar cada uma delas, com exemplos práticos para facilitar a compreensão.
Numérico simples
O método numérico simples é a forma mais direta de organizar documentos. Aqui, cada item recebe um número sequencial único, facilitando sua identificação. Esse sistema é amplamente utilizado em situações onde é importante manter a individualidade de cada documento ou pasta.
Imagine uma clínica médica que precisa organizar os prontuários de seus pacientes. Em vez de classificá-los por nome, o que pode gerar duplicidades, cada prontuário é identificado por um número, como “001”, “002”, “003” e assim por diante. Quando um paciente retorna à clínica, basta buscar o número correspondente, tornando o processo rápido e sem margem para erros.
O que podemos extrair disso é que a simplicidade desse método o torna ideal para lidar com documentos que exigem consulta frequente e organização prática, como processos jurídicos, pastas de funcionários ou registros escolares.
Cronológico
No método numérico cronológico, a organização se dá pelo tempo. Ou seja, a data de emissão, criação, vencimento ou entrega do documento é o elemento central da organização. Ele é especialmente útil em cenários onde o histórico é fundamental, como no arquivamento de registros financeiros ou relatórios de atividades.
Pense em uma empresa que precisa armazenar notas fiscais emitidas ao longo do ano. Utilizando o método cronológico, os documentos podem ser organizados por mês: janeiro recebe a sequência “001”, fevereiro “002” e assim por diante.
Isso garante que, ao precisar consultar as notas de maio, por exemplo, a busca seja rápida e direcionada. Esse método é eficiente para empresas que valorizam a ordem temporal em suas operações, como escritórios contábeis, departamentos financeiros e fotógrafos que arquivam trabalhos por data.
Numérico dígito-terminal
Quando o volume de documentos é muito grande e os números atribuídos são longos, o método dígito-terminal se destaca pela eficiência. A organização é feita começando pelos dois últimos dígitos do número, o que facilita a separação em grupos menores e acelera o processo de busca.
Um bom exemplo está em hospitais que lidam com milhões de prontuários. Em vez de buscar pelo número completo de oito dígitos, como “12345678”, os arquivos são organizados com base nos dois últimos dígitos, neste caso “78”. Se houver duplicidades, os dígitos anteriores entram em cena para garantir a ordenação.
Essa técnica agiliza a consulta e é amplamente utilizada por bancos, hospitais e grandes instituições que precisam de rapidez e precisão na gestão documental.
Para aprofundar-se nos outros métodos de arquivamento existentes, leia: “4 eficazes métodos de arquivamento para organizar seus documentos”
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