O controle de documentos e registros é uma prática essencial para qualquer empresa que busca eficiência, organização e conformidade com regulamentações. Quando bem implementado, ele garante que toda a documentação da empresa — desde contratos e relatórios até registros fiscais e de recursos humanos — esteja dentro dos parâmetros exigidos.
Todo esse processo não apenas facilita o trabalho diário, como também protege a empresa de falhas operacionais e problemas legais. Por esse motivo, neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para controlar documentos e registros. Assim, se você deseja melhorar a gestão documental da sua empresa, continue lendo para descobrir estratégias práticas. Acompanhe a leitura!
O que é Controle de Documentação?
Embora já tenhamos apresentado brevemente o conceito, e o próprio nome seja autoexplicativo, é essencial entender em detalhes o que é o controle de documentos e registros.
Pois bem, o controle de documentação envolve todas as etapas necessárias para criar, revisar, armazenar e descartar documentos empresariais de forma organizada e segura. Em outras palavras, é o processo que garante que cada documento esteja seguro, atualizado, acessível apenas para quem precisa e armazenado de acordo com normas e diretrizes internas.
Para que o controle de documentação seja eficiente, a empresa deve definir um processo claro de identificação, revisão e aprovação de documentos. Isso inclui diversas etapas, tais como a padronização dos formatos, a criação de fluxos de aprovação e a implementação de ferramentas tecnológicas para facilitar o acesso e o armazenamento seguro.
Como deve ser feito o Controle de documentos e registros?
Para que o controle de documentos e registros seja eficiente, é essencial seguir algumas boas práticas que facilitam a organização e reduzem o risco de erros. Agora, exploraremos os principais pontos que devem ser considerados.
Padronização de documentos
A padronização é a base de um controle eficaz. Quando todos os documentos seguem um formato consistente, fica mais fácil encontrar informações e evitar confusões.
Para que isso seja realizado de maneira proveitosa, é recomendável que se defina modelos claros para cada tipo de documento, utilizando cabeçalhos, rodapés e códigos de identificação padrão.
Isso porque, a padronização facilita o entendimento entre os colaboradores e mantém uma linguagem uniforme em toda a empresa. Ao implementá-la, garante-se que todos saibam como os documentos devem ser organizados e preenchidos, o que mitiga o risco de erros e duplicidades.
Auditoria de Registros
Realizar auditorias regulares nos registros documentais é uma prática essencial para garantir a conformidade e a integridade das informações. Antes de mais nada, entenda que a auditoria de registros envolve a verificação de documentos críticos para identificar inconsistências, erros e oportunidades de melhoria.
Por meio da auditoria, a empresa tem em mãos a possibilidade de identificar documentos duplicados, desatualizados ou que não seguem os padrões estabelecidos.
Uso de ferramentas de gestão documental
As ferramentas de gestão documental são um recurso indispensável para facilitar o controle de documentos e registros, especialmente em empresas que lidam com grandes volumes de dados.
Softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) ajudam a automatizar tarefas como armazenamento, classificação e busca de documentos, eliminando a necessidade de processos manuais e aumentando a precisão.
Tais ferramentas permitem que os arquivos sejam armazenados digitalmente em repositórios seguros, onde podem ser facilmente acessados pelos colaboradores autorizados. Além disso, os sistemas de GED oferecem funcionalidades como controle de versão, que mantém o histórico de alterações, e mecanismos de busca avançada, que agilizam a localização de arquivos específicos.
A ISO 9001 e o controle de documentos e registros
A ISO 9001 é uma norma internacional criada pela Organização Internacional Normalização (International Organization for Standardization) que define os requisitos para um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) em uma organização. O objetivo principal da ISO 9001 é assegurar que as empresas ofereçam produtos e serviços que atendam consistentemente às expectativas de seus clientes, além de cumprir com requisitos legais e regulatórios.
Nesse sentido, é importante esclarecer que a ISO 9001 também estabelece alguns procedimentos específicos para a atividade de controle de documentos e registros. Entre os principais, podemos citar:
- Acessibilidade e distribuição: os documentos devem estar acessíveis apenas para quem precisa consultá-los e, ao mesmo tempo, devem ser facilmente encontrados quando necessário. A ISO 9001 preza pela distribuição controlada de documentos, para evitar que informações sensíveis sejam divulgadas inadequadamente.
- Revisão e aprovação: a norma define que todos os documentos relevantes para o SGQ devem ser revisados e aprovados por pessoas autorizadas antes de serem utilizados. Isso garante que o conteúdo seja verificado e esteja alinhado com as práticas e os objetivos da empresa.
- Retenção e descarte de documentos:A ISO 9001 estabelece que os registros devem ser mantidos pelo tempo necessário para cumprir requisitos legais e organizacionais. Além disso, deve haver uma política clara para o descarte seguro dos documentos quando eles não são mais necessários.
Benefícios da conformidade com a ISO 9001 na gestão documental
Ao seguir os padrões e regras estabelecidas pela ISO 9001, as empresas podem se beneficiar de diversas maneiras, tais como:
- Organização e padronização: a gestão de documentos alinhada à ISO 9001 padroniza os processos, facilitando a organização e a localização de informações.
- Melhoria na qualidade: com documentos bem controlados, os processos são executados de forma mais eficiente e consistente, o que impacta diretamente na qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
- Facilita auditorias e inspeções: o controle adequado de documentos torna as auditorias mais simples e rápidas, pois todas as informações necessárias estarão facilmente acessíveis e atualizadas.
- Redução de Riscos: A conformidade com a ISO 9001 reduz o risco de problemas legais e operacionais, ao garantir que a documentação seja gerenciada de acordo com padrões internacionalmente reconhecidos.
Conclusão
Como vimos, o controle eficiente de documentos e registros é uma peça-chave para o sucesso organizacional. Ao implementar as boas práticas discutidas ao longo do conteúdo, sua empresa conseguirá otimizar seus e melhorar processos de um modo geral
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