O número de empresas em busca de otimização de processos é cada vez maior. O objetivo dessas organizações é melhorar o desempenho. Por meio da Tecnologia BPM - Business Process Management é possível ampliar a eficiência e a produtividade, reduzir custos e erros.
Porém, algumas organizações descartam essa iniciativa fazendo uma avaliação errada do investimento. A gestão de processos ou automações de TI são encaradas erroneamente como um investimento alto, e os diversos benefícios do BPM não são levados em consideração.
É preciso avaliar o valor do investimento e seus benefícios antes de tomar uma decisão.
O fato é que o BPM pode gerar diversos benefícios para um empreendimento como padronização, controle e a possibilidade de melhoria constante de processos.
Leia nosso artigo e saiba como o método funciona, suas aplicações e como o BPM pode melhorar os processos da empresa.
O que é a Tecnologia BPM?
O BPM - Business Process Management traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio. O objetivo do BPM é facilitar os processos organizacionais complexos.
Por meio do BPM é possível coletar informações importantes e pertinentes sobre a execução de processos. Utilizando essas informações há a possibilidade de melhorar o gerenciamento e a tomada de decisões, além de ampliar a visão do negócio.
Portanto, o BPM é uma forma de promover mudanças e melhorias constantes relacionadas a execução de processos. Assim organizações podem atuar de maneira eficiente e assertiva.
O que é um processo?
Processo é o conjunto de atividades executadas para alcançar um ou mais resultados, ou seja, entregar valor a um determinado cliente.
O BPM dentro de organizações
Introduzir o conceito de BPM dentro de uma organização é uma tarefa complexa e exige o máximo de cautela. A execução de cada etapa demanda dos gestores e demais colaboradores um trabalho exímio.
Os funcionários devem estar abertos a novas ideias. Se o funcionário revelar resistência ou dificuldade para assimilar esses princípios certamente haverá um prejuízo enorme para a organização, ou seja, isso trará mais custos para o negócio.
Quais são as vantagens do BPM?
A maior vantagem da tecnologia BPM para um empreendimento é a melhoria constante dos processos. Isso implica em inovação, integração com a tecnologia e flexibilidade. O intuito do BPM é alcançar os objetivos de uma organização independente do seu tamanho ou porte, por meio da gestão e controle de métodos, ferramentas para analisar, modelar, otimizar e controlar processos do departamento de recursos humanos, documentos e outras fontes de informação, além de aplicações.
Resumindo, o BPM unifica a gestão de negócios e a tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados de uma empresa por meio da melhoria de processos. Isso porque as ferramentas ou sistemas de gestão (BPM) permitem o monitoramento e análise de forma ágil e eficiente.
O Business Process Management é uma forma dos gestores analisarem e alterar processos baseados em dados reais e não em intuição.
Aumento da competição global
Vivemos em um período em que há um ritmo cada vez mais acelerado da inovação tecnológica digital. As pessoas utilizam mídias sociais, a tecnologia nuvem, produtos inteligentes e plataformas colaborativas.
A tecnologia mudou a dinâmica dos negócios e ampliou a necessidade de mudanças constantes dentro de organizações. Nesse contexto, as empresas devem estar preparadas para atender as exigências do mercado por meio de processos otimizados em plataformas tecnológicas.
É preciso estar atento a demanda por parte dos clientes, produtos e serviços com melhor qualidade e preço, o oferecimento de produtos diferenciados e a exigência por parte de acionistas quanto à transparência.
A tecnologia BPM em números
A Professora da disciplina de Introdução à Gestão de Processos de Negócios, Doutora Elisa Yumi Nakawaga, realizou uma pesquisa que revela alguns número relacionados aos efeitos da tecnologia BPM em organizações, confira:
- Redução de custos: 10-15%
- Aumento da qualidade e redução de erros: 10-30%
- Redução de tempo de treinamento: 10-30%
- Redução de tempo de throughput de processo: 20-30%
- Redução de reclamações de clientes: 20-30%
Fonte: Introdução à Gestão de Processos de Negócios - Profa. Dra. Elisa Yumi Nakawaga
Um exemplo de otimização de processos
De acordo com uma pesquisa realizada pela empresa McKinsey, um colaborador passa cerca de 28% de seu tempo enviando e respondendo e-mails, o que torna o trabalho mais improdutivo. Esse número representa quase ⅓ do tempo de trabalho do funcionário jogado fora dentro de uma organização.
A otimização de processos é uma forma de eliminar e-mails desnecessários, tornando o dia de trabalho mais produtivo com vantagens para colaboradores e para a empresa.
Ciclo de Vida de BPM
Planejamento e Alinhamento Estratégico
O primeiro passo é ampliar a visão sobre os processos da organização, analisando documentos e verificando como os processos estão alinhados ao serviços prestados aos clientes como atendimento, vendas e apoio a gestão.
No início do ciclo de vida do BPM é preciso estar atento a quatro etapas, confira:
- Emoldurar e organizar
- Identificar os processos primários, de apoio e gestão
- Identificar os indicadores de desempenho
- Preparar para análise de processos
Análise de Processos
Nessa etapa é preciso analisar os processos que estão acontecendo dentro da empresa para obter um retrato, que permite modelar e avaliar os métodos do empreendimento. Com esse diagnóstico do momento atual será possível verificar o que pode ser melhorado com foco nas etapas:
- Entrevistas
- Análise de documentos
- Documentação de análise
- Validação do entendimento e documentação
Desenho de Processos
Após detectar pontos que podem ser melhorados, chegou a hora de tomar decisão. Nessa etapa os problemas, gargalos, atrasos e outras falhas e deficiências já foram identificadas com diversos detalhes.
Ou seja, é o momento de foco nos objetivos estratégicos para desenhar um novo processo. Para isso, as simulações são necessárias e devem ser realizadas com base em cenários.
Quais são as etapas desta fase:
- Analisar falhas e comparar
- Desenhar um novo processo e fazer análise junto ao setor ou profissional de TI
- Desenvolver e pensar em procedimento de aceite do novo processo
- Criar um plano de implantação
Implantação dos Processos
Essa etapa pode ser executada de duas formas: por meio do uso de tecnologias e softwares específicos ou pela implantação não sistêmica. O objetivo das duas é o mesmo: colocar em ação os processos como foram definidos.
O cenário atual
Atualmente o cenário para empresas é de grande competitividade e para enfrentar essa realidade, elas estão em busca de soluções para integrar processos e promover melhorias na estrutura.
A melhoria de processos é uma necessidade intrínseca para que organizações respondam às mudanças que ocorrem em seu ambiente de atuação. Outro objetivo é manter o nível competitivo de seus serviços.
Nesse contexto, os processos possuem papel crucial e central dentro das organizações, para alinhar suas estratégias e principalmente para se organizarem de forma constante e orientada.
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