Quando se pensa no departamento de RH, logo se lembra que ele trabalha com muitos documentos e uma parte deles são impressos. Ter muitos papéis faz com que se perca tempo no trabalho, por isso é preciso pensar em como organizar documentos para melhorar a rotina de trabalho.
Nesse caso é possível encontrar currículos, fichas de candidatos a vagas de emprego, documentos de admissão, folha de ponto, listas de treinamento e integração entre outros. Para organizar tudo isso seria preciso usar diferentes arquivos e pessoas dedicadas apenas a esse trabalho se o profissional não quisesse interromper as suas outras atividades.
A melhor forma de lidar com tudo é optando por arquivos digitais e uma plataforma que reúna todos eles e torne o acesso fácil. Veja como conseguir isso em poucas etapas.
Reúna os documentos e selecione
Não importa se as coisas estão em formato impresso ou digital, para descobrir como organizar documentos, precisará separar tudo o que tem e analisar o que deve ser guardado e o que pode ser descartado.
Cuidado para não jogar nada importe fora e saiba que essa primeira etapa levará muito tempo, mas ajudará no futuro e agilizar os processos. É importante ficar atento a validade dos documentos e verificar junto à lei qual é o prazo máximo de arquivo de algumas determinadas documentações.
Como organizar documentos em pastas
Separe todos os arquivos em pastas e essas poderão ser usadas tanto no formato impresso quanto digital. Se não sabe exatamente como organizar os documentos, utilize nomes que remetam facilmente ao que tem nas pastas e que qualquer funcionário consiga entender.
As subpastas também são eficientes, pode-se, por exemplo, ter uma com o nome de cartão de ponto e subpastas com os meses de referência. Dessa forma, usando uma plataforma digital, com poucos cliques você chegará as informações desejadas. Se a plataforma tiver um sistema de busca como o RH Digital da Metrodigital, será ainda mais fácil encontrar qualquer tipo de documentação.
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Escolha uma plataforma
Usar a tecnologia faz com que se ganhe tempo no cotidiano, pois, os documentos serão encontrados com mais facilidade e poderão ser visualizados por mais de uma pessoa simultaneamente.
O segredo está em escolher uma plataforma que atenda às necessidades do RH da empresa. O ideal é que o software seja voltado a esse setor ou tenha uma área destinada a ela. Antes da decisão final considere a usabilidade e incorporação a outros sistemas já utilizados.
Controle os acessos
Uma vantagem das plataformas é a possibilidade de restringir acesso, dessa forma os documentos não podem ser deletados ou inseridos por qualquer pessoa. Esse controle permite que eles fiquem sempre organizados.
Não deixe que os documentos acumulem
O grande segredo em como organizar documentos está no fato de manter uma rotina saudável. Essa é conseguida com uma plataforma que facilita as tarefas no dia a dia e de não deixar que os registros acumulem.
Sempre que receber algo novo já insira na plataforma ou tenha um profissional responsável por isso. Essa simples ação evita que dados sejam perdidos e que a organização se torne uma rotina.
Sabendo como organizar documentos a rotina dos profissionais de RH é facilitada e se torna menos estressante. Além disso, se ganha tempo com o fácil acesso às informações e localização rápida do que se procura.
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