Manter a documentação empresarial em dia é uma tarefa essencial para qualquer empresa, independentemente do seu porte ou setor de atuação. Nesse sentido, um aspecto crucial dessa gestão é o prazo de guarda de documentos, que varia conforme o tipo e a legislação vigente.
Essa questão muitas vezes se torna um grande desafio para as organizações, especialmente para as multinacionais, que lidam com uma quantidade imensa de informações. No meio dessa complexidade, surge a dificuldade de identificar a validade de cada documento, já que são muitos, de naturezas diferentes, e que seguem suas próprias regras.
Por isso, torna-se ainda mais importante conhecer os prazos específicos para cada um deles, a fim de evitar que sua empresa sofra as consequências de uma guarda inadequada.
Este artigo tem como objetivo esclarecer os principais pontos sobre o prazo de guarda de documentos, detalhando as categorias e os respectivos prazos estabelecidos por lei. Além disso, revisaremos conceitos importantes, e em seguida, abordaremos os prazos específicos para diferentes tipos de documentos. Boa leitura!
Leia também: Descubra o que é um gerenciador de arquivos
Compreendendo a classificação dos documentos
Hoje, abordaremos os prazos para documentos específicos. No entanto, antes de chegarmos a esse ponto, é fundamental relembrar como os arquivos são classificados em relação ao ciclo de vida.
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Correntes: são aqueles que estão em uso ativo dentro da empresa. Tais registros precisam estar sempre acessíveis, uma vez que são frequentemente consultados e utilizados nas operações diárias da empresa.
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Intermediários: após o uso corrente, alguns documentos perdem a necessidade de consulta frequente, mas ainda precisam ser guardados por um período determinado antes de serem descartados ou arquivados permanentemente.
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Permanentes: estes devem ser preservados indefinidamente, seja por seu valor histórico, legal ou administrativo.
Mesmo conhecendo o prazo de guarda dos documentos, o gerenciamento pode ser complexo. Por isso, recomendamos que você também leia o artigo: “O que é a tabela de temporalidade na gestão documental?” para facilitar o seu entendimento.
Prazo de guarda segundo a natureza dos documentos
E então, estes conceitos estavam frescos em sua memória? Agora que relembramos, vamos abordar alguns prazos de guarda de documentos para distintas situações.
Documentos trabalhistas
Os documentos trabalhistas merecem uma atenção especial na gestão empresarial. De forma geral, eles devem ser mantidos por um prazo de 5 anos. Isso porque, esse tempo é considerado seguro para atender às exigências legais e evitar complicações em eventuais fiscalizações ou ações judiciais.
Contudo, é importante destacar que esse prazo de 5 anos não é uma regra absoluta para todos os documentos trabalhistas. Por exemplo, os contratos de trabalho são documentos de caráter permanente. Isso significa que, mesmo após a rescisão do contrato, a empresa deve conservá-lo por tempo indeterminado.
Outro exemplo são os registros de FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). De acordo com a legislação brasileira, esses registros devem ser mantidos por 30 anos. Já a folha de pagamento, um dos documentos mais sensíveis e frequentemente requeridos em auditorias, fiscalizações e processos trabalhistas, deve ser guardada por um período de 10 anos.
Documentos Fiscais
Os documentos fiscais, por sua vez, seguem uma norma relativamente uniforme no que diz respeito ao prazo de guarda. Em geral, ele é de 5 anos.
Durante esse período o Fisco pode solicitar qualquer documentação relacionada às obrigações fiscais da empresa. Caso a mesma não tenha esses registros em mãos, pode ser autuada e sujeitar-se a sanções severas.
Aqui estão alguns exemplos de documentos fiscais:
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Notas fiscais e recibos;
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Declaração de Imposto de Renda (Pessoa Jurídica);
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ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
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PIS (Programa de Integração Social);
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COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).
Prazo para guarda de documentos não é único
É essencial entender que não existe um prazo único que se aplique a todos os tipos de documentos, pois as exigências variam de acordo com a natureza do registro e a legislação que o rege.
Ou seja, um mesmo documento pode estar sujeito a diferentes prazos de guarda, dependendo do contexto. Por exemplo, um arquivo que tenha relevância tanto para questões trabalhistas quanto fiscais pode precisar ser mantido pelo período mais longo aplicável, para garantir que a empresa esteja protegida em todas as frentes.
Por isso, é essencial que as organizações tenham uma política de gestão documental bem definida, que considere as diferentes legislações e seus prazos específicos.
Considerações finais
Como ficou evidente ao longo do conteúdo, a manutenção correta e o respeito aos prazos de guarda de documentos são fatores críticos para a segurança jurídica e operacional de uma empresa.
Além de cumprir com as obrigações legais e a preservação desses registros, garantem que a organização esteja preparada para responder a qualquer tipo de demanda, seja ela fiscal, trabalhista, ou administrativa.
Portanto, investir em uma boa gestão documental é, sem dúvida, uma prática que traz benefícios a curto e longo prazo, evitando problemas futuros.
E você, como está organizando os documentos da sua empresa? Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje. Avalie os seus processos de arquivamento e ajuste-os conforme necessário para garantir que tudo esteja em ordem e dentro da lei.
Se restou alguma dúvida ou se precisa de auxílio profissional para a realizar a gestão da informação em seu negócio, entre em contato com os especialistas da Metrofile.
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