Independentemente do porte ou segmento de atuação, o fato é que toda organização lida diariamente com uma vasta quantidade de documentos. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios no momento de realizar a gestão de arquivos, o que pode acarretar tanto em prejuízos financeiros, quanto administrativos para as mesmas.
É nesse contexto que a implementação de uma plataforma eficiente para administrar as informações da sua empresa, como a da Metrofile, se mostra indispensável. E por isso, neste artigo, vamos explicar o porquê você deve utilizar da tecnologia como aliada na busca de otimizar esse processo e garantir maior eficiência nas operações. Continue a leitura para entender melhor!
O que é uma plataforma de gestão de arquivos?
Imagine que um colaborador do setor de vendas da sua companhia precisa localizar um contrato específico para finalizar uma negociação importante com um cliente. Porém, ao tentar encontrá-lo, ele se depara com documentos dispersos em diferentes pastas físicas e digitais desorganizadas.
Pois bem, uma plataforma de gestão de arquivos oferece a solução para esses desafios. Pois consiste em um sistema centralizado que permite o armazenamento, a organização e a busca eficiente de documentos e informações.
Ao utilizar essa ferramenta, é possível criar uma estrutura lógica de pastas e categorias, facilitando a localização dos arquivos necessários em poucos cliques. Com isso, a proteção de todos os dados importantes da sua instituição é garantida.
Funcionalidades de uma plataforma de gestão de arquivos
Classificação, organização e acesso facilitado
Uma das principais funções de um software de gestão é a classificação e organização eficiente dos arquivos. Isso porque, com ela, os documentos são categorizados de acordo com critérios específicos, como data, cliente, projeto ou qualquer outra variável que você achar relevante para o seu negócio.
Dessa forma, cria-se uma estrutura hierárquica que facilita a localização rápida e precisa de qualquer material, quando necessário. Sem contar que, ao analisar esse fato com outra perspectiva, fica evidente a vantagem e economia de tempo que a tecnologia proporciona em relação ao método tradicional.
Controle de versões antigas
Outra funcionalidade essencial de uma plataforma de gestão de arquivos é o controle de versões antigas. Considere a seguinte situação: uma equipe de marketing está trabalhando em um projeto e precisa revisar e aprovar diferentes versões de um material promocional.
Nesse caso, com a plataforma, é possível manter um histórico de alterações e acessar versões anteriores dos arquivos com facilidade. Em outras palavras, isso significa que é possível verificar informações passadas, recuperar dados perdidos e rastrear a evolução do projeto.
Monitoramento de acesso
A segurança da informação é uma preocupação constante para todo tipo de organização. Nesta lógica, através de um software de gestão, é possível controlar e monitorar o acesso aos documentos, com o objetivo de garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los, editá-los ou excluí-los.
Essa funcionalidade permite que a sua empresa restrinja o acesso a determinados departamentos ou colaboradores, ou seja, cada funcionário terá acesso apenas às informações que dizem respeito ao seu trabalho.
Benefícios de se ter uma plataforma de gestão de arquivos na empresa
Após compreender o conceito e a funcionalidade dessa tecnologia, é preciso explorar e entender os benefícios que essa solução traz para sua companhia:
-
Melhora na eficiência operacional: Um software especializado permite agilizar os processos internos e reduzir o tempo gasto na busca de informações.
-
Redução de erros e retrabalhos: Com uma plataforma de gestão de arquivos, é possível estabelecer fluxos de operações automatizados e evitar possíveis erros humanos, como dano acidental ou perda de documentos físicos.
-
Aumento da produtividade dos colaboradores: Através de uma interface intuitiva e ferramentas de pesquisa eficientes, os colaboradores encontram rapidamente o que precisam e podem se concentrar em suas tarefas principais.
-
Economia de espaço físico: Ao digitalizar os documentos, se reduz a dependência de espaço físico para o armazenamento de papéis, liberando as áreas de escritório e reduzindo custos com aluguel ou compra de armários.
Tenha ao seu lado uma empresa qualificada
Agora que você já sabe por que deve implementar uma plataforma de gestão de arquivos em suas operações, o próximo passo é contar com um software completo e confiável para garantir eficiência e segurança em seus processos internos, como as plataformas de ECM/EIM (Enterprise Content Management/Enterprise Information Management) e BPM (Business Process Management), da Metrofile.
Há mais de 30 anos no mercado, tendo como base a premissa de garantir um contínuo processo de inovação, a Metrofile já contribuiu para a melhoria da eficiência operacional de empresas dos mais diversos setores.
Não perca mais tempo procurando contratos importantes em meio a uma pilha de papéis, entre em contato conosco ou acesse nosso site e saiba mais sobre nossa plataforma para dar o próximo passo rumo a uma gestão de arquivos eficiente e produtiva.
Metrofile © 2023