O que esperar de uma empresa de gestão de documentos?

16 de Setembro de 2024

Se você lida com uma infinidade de informações e documentos em sua empresa, sem dúvida já se deparou com a necessidade de uma gestão eficiente ou até mesmo ponderou sobre a contratação de um serviço especializado. Mas, você sabe realmente o que esperar de uma empresa de gestão de documentos?

Neste momento decisivo, onde a escolha certa pode significar a diferença entre o sucesso contínuo e os desafios operacionais, entender as facetas de um serviço de gestão de documentos é crucial.

É exatamente por isso que, hoje, exploraremos juntos os aspectos fundamentais que tornam uma empresa de gestão de documentos um parceiro indispensável na jornada de transformação e segurança da sua informação empresarial. Para não perder nenhum detalhe, leia até o final!

Quais são os principais objetivos da gestão de documentos?

Para que seja possível compreender uma atividade, é preciso primeiro entender quais são seus objetivos. Por que ela é necessária? Quem será beneficiado com ela? Do mesmo modo, antes de entender o que esperar de uma empresa de gestão de documentos, é fundamental descomplicar e entender suas finalidades.

Portanto, a gestão de documentos visa principalmente organizar, proteger e tornar acessíveis todas as informações críticas de uma organização. Através de métodos eficazes, busca-se reduzir os tempos de recuperação de documentos, garantir a conformidade com normativas legais e regulatórias, e proteger dados sensíveis contra perdas, roubos ou danos.

Este sistema não somente facilita o fluxo de trabalho diário, mas também prepara a empresa para auditorias rápidas e eficientes, garantindo que todas as operações estejam alinhadas com as práticas de governança corporativa.

Afinal, o que se pode esperar de uma empresa de gestão de documentos?

Escolher a empresa certa para gerenciar seus documentos é crucial. Por isso, é muito importante conhecer quais atributos definem um serviço de gestão de documentos. Agora, finalmente, você vai saber o que uma empresa especializada deve oferecer para realmente otimizar e proteger seu patrimônio documental.

Organização e acesso facilitado aos documentos

O primeiro atributo que se deve esperar de uma empresa de gestão de documentos é justamente a capacidade de organizar e categorizar os documentos de forma eficiente. Tal afirmação implica em oferecer meios que permitam armazenar, buscar e recuperar informações com facilidade.

A empresa deve disponibilizar ferramentas que garantam que todos os documentos, sejam eles digitais ou físicos, estejam organizados de maneira lógica e acessível para os usuários, otimizando o tempo e facilitando o trabalho cotidiano.

Soluções de digitalização

No mundo digital de hoje, armazenar documentos apenas em ambientes físicos é, no mínimo, um atraso em relação às práticas modernas de gestão.

Portanto, outra expectativa fundamental é que o serviço ofereça soluções robustas de digitalização e armazenamento. Isto é, o ato de converter documentos físicos em formatos digitais de alta qualidade, garantindo que sejam preservados de forma segura e acessível.

Armazenamento seguro

O armazenamento, por sua vez, deve ser seguro, tanto fisicamente, em locais protegidos contra danos, quanto digitalmente. Principalmente neste último item, não basta apenas guardar documentos; é preciso protegê-los com a mais alta tecnologia.

Assim, espera-se que uma empresa de gestão de documentos utilize softwares para garantir a segurança digital, oferecendo criptografia forte e acesso controlado. Além disso, a competência de acessar documentos de forma rápida e segura, de qualquer lugar e a qualquer momento, é um diferencial que potencializa a eficiência operacional.

Flexibilidade e personalização de serviços

Cada empresa possui suas próprias necessidades e desafios em relação à gestão de documentos. Portanto, é essencial que a empresa de gestão de documentos oferte serviços flexíveis e personalizáveis, adaptando suas soluções ao tamanho, tipo de atividade e complexidade do cliente.

Quais são os benefícios de uma boa gestão documental?

Uma boa gestão documental proporciona a otimização dos processos de negócios, permitindo que sua equipe foque no que realmente importa – o crescimento e a inovação.

Entre os principais benefícios de uma gestão documental eficaz, podemos destacar:

Melhoria na produtividade geral da equipe;
Redução de custos com armazenamento e materiais;
Aumento da segurança e confidencialidade dos dados;
Conformidade com regulamentações e políticas internas;
Facilidade de acesso e recuperação de documentos críticos;
Otimização de processos internos e redução de retrabalho;
Agilidade em auditorias e respostas a demandas regulatórias;
Promoção de práticas sustentáveis ao reduzir o uso de papel;
Suporte à transformação digital e inovação contínua.

Esses benefícios ajudam a criar um ambiente de trabalho mais dinâmico e preparado para os desafios do mercado, fortalecendo a competitividade e a sustentabilidade da sua empresa no longo prazo.

Muito além do que se espera, Metrofile!

A Metrofile não apenas cumpre com o que você espera de uma empresa de gestão de documentos, ela supera.

Com uma abordagem integral que incorpora tanto o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) quanto o Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM), a Metrofile transforma a gestão documental em uma alavanca para a produtividade e inovação.

As soluções são desenhadas para pensar além da simples organização, abordando a eficácia operacional e a estratégia empresarial, sempre com o objetivo de impulsionar o crescimento sustentável dos negócios.

Curioso sobre como a Metrofile pode transformar a gestão de documentos na sua empresa? Que tal conversarmos sobre a sua gestão documental? Conecte-se de uma maneira nova, vamos iniciar um bate-papo e encontrar soluções para os desafios de gestão da informação que você tem enfrentado.

A sua jornada para uma gestão documental mais inteligente começa aqui.