Como garantir que sua documentação está de acordo com as leis e normas trabalhistas, atendendo todos os princípios e reduzindo os riscos processuais?
A auditoria de RH consiste na análise profunda das rotinas, dos processos e dos documentos de uma empresa, no que engloba as funções dos Recursos Humanos.
Nesta análise, por exemplo, são revisados desde o livro de ponto, documentação de contratação, demissão, férias, afastamentos, compensações e afins, de todos os funcionários, bem como as folhas de pagamentos mensais e as de demissão ou aposentadoria.
O que ela visa?
A boa auditoria de RH visa compreender as rotinas administrativas, para implementar as práticas mais adequadas, além de incentivar o que vem sendo feito de maneira eficiente e corrigir o que foi realizado de forma errada, sem punir a empresa ou os funcionários, mas demonstrando que as melhores condutas, realizadas com primor, tendem a beneficiar ambos os lados, e não apenas um.
Este serviço de auditoria de RH pode ser corretivo sim, mas, é primordialmente um trabalho de prevenção, que, ao estabelecer determinadas regras, procedimentos e comportamentos adequados, tende a prevenir demandas judiciais e infrações administrativas nos âmbitos legais e organizacionais. Para se ter uma ideia do tamanho do risco, reclamantes receberam mais de R$ 30,3 bilhões em 2018.
Como funciona a auditoria de RH?
Uma empresa, ou uma pessoa especializada, é contratada para examinar os documentos, livros e registros, cruzar e analisar as informações e contrapô-las com a legislação vigente, para então, mensurar, de maneira muito fiável, os registros e demonstrações contábeis deles decorrentes.
Inclui-se aqui, mas não apenas, o Recursos Humanos, no que diz respeito aos documentos relacionados aos colaboradores da empresa, mas também a toda a documentação do patrimônio do empreendimento.
Para efeito, esta empresa ou profissional terá acesso aos documentos cabíveis e acompanhará também a rotina da instituição durante alguns dias.
Neste período, o profissional toma nota de tudo o que lhe parecer conveniente e, ao final do trabalho, sua função é demonstrar as falhas de processos, incompatibilidades de documentos, incoerência de rotinas e então propor mudanças práticas para sanar os problemas encontrados, evitando erros futuros.
Minha empresa passará por uma auditoria de RH, e agora?
Não se desespere. Na verdade, nada deve ser mudado para receber um auditor. O ideal é que o profissional encontre os funcionários e as rotinas administrativas funcionando usualmente, para que esteja apto a realizar uma perícia real e que traga insights úteis e impactantes.
Leia também: Como saber qual o tempo de guarda de documentos de funcionários?
O que eu devo fazer antes da auditoria?
Antes de iniciar o trabalho de auditoria de RH, o profissional ou a empresa fornecerá uma lista com todos os documentos aos quais precisará ter acesso. O ideal é localizar e separa todos os documentos exigidos, para que estejam em local de fácil alcance quando forem requisitados.
Quanto a informar o corpo de funcionários ou não sobre a presença de um auditor, varia de empresa para empresa. Alguns preferem ser anunciados logo no início do processo, outros preferem permanecer no anonimato até o final. Então, vale perguntar se você deve ou não informar aos colaboradores.
A auditoria é uma ferramenta muito importante para o autoconhecimento de uma corporação. Sabendo seus pontos fracos e suas fortalezas, é possível trabalhar de maneira estratégica e desenvolver mecanismos internos de fortalecimento e excelência, projetando um crescimento de mercado sólido e constante, que começa de dentro para fora.
Como passar transparência, confiança e segurança durante a auditoria?
Como percebemos, a auditoria é uma ferramenta importante e crucial para corporação. Pensando nisso, existem formas tecnológicas de passar transparência, confiança e segurança para o auditor, e também para a própria organização, partindo do princípio de que tudo esteja controlado em uma boa ferramenta tecnológica, permitindo o acesso seguro e digital de toda a documentação. Imagine seu RH totalmente informatizado, com processos bem definidos e os prontuários totalmente digitalizados – esses itens demonstram maturidade e responsabilidade com todo conteúdo, a começar pelo RH.
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