A execução de diversos processos faz parte do cotidiano das organizações. Vale ressaltar que a maior parte deles são efetuados da mesma forma durante anos ou até décadas. Isso significa que um determinado produto é produzido da mesma maneira, ou que a revisão de reclamações acontece sempre da mesma forma.
Retrabalho, clientes infelizes, um ambiente de trabalho tenso, desperdício e a redução da produtividade são alguns do efeitos da ineficiência de processos dentro de uma empresa.
Portanto, saiba que a melhoria de processos é essencial para o crescimento e até para a sobrevivência de um empreendimento no contexto do mercado atual que é extremamente competitivo.
Leia nosso artigo completo e confira o passo a passo para a melhoria de processos:
O foco da melhoria de processos está em aperfeiçoar os procedimentos realizados por uma organização. A otimização de processos pode gerar diversos benefícios como a redução de erros, custos, desperdícios, ampliar a rentabilidade e a comunicação entre os setores, além de oferecer um serviço mais eficiente para os clientes.
A melhoria de processos é possível por meio de algumas mudanças que devem acontecer dentro das organizações. Confira nosso passo a passo para implementá-la.
Mapeamento de processos
O primeiro passo é fazer um mapeamento, ou seja, antes de melhorar um processo é preciso identificá-lo. Depois é preciso verificar quais deles precisam de reparos ou melhorias.
Nesse momento é aconselhável criar um fluxograma, que é um tipo de diagrama, que pode ser entendido com um esquema de um processo. Áreas que precisam ser aperfeiçoadas devem ser tratadas com prioridade.
Quais são os problemas da organização? Quais são os principais problemas que afetam os clientes?
Após responder essas perguntas e organizar isso em uma esquema será possível definir os objetivos para atingir melhorias. Outro ponto importante é definir um calendário para o projeto.
Crie sua metodologia para mapear um processo
Algumas perguntas podem ajudar a mapear um processo, elas são:
- Quais são os eventos que dão origem a um processo?
- Qual é o objetivo?
- Quais são as pessoas envolvidas?
- Qual é o setor ou setores envolvidos?
- Qual colaborador é responsável?
- Quais são as metas?
Melhoria de processos: a importância da comunicação
A comunicação é fundamental entre as pessoas envolvidas, isso inclui os colaboradores e gestores, que lidam diariamente com os processos. Uma dica é promover reuniões de gestão para preparar os funcionários para as mudanças.
Os colaboradores devem estar abertos a transformações. Assim todos vão conseguir identificar as modificações e impactos positivos como aumento da produtividade e satisfação dos clientes. A comunicação é fundamental para a melhoria de processos.
O desenho de um novo processo
Após levantar informações, é hora de pensar em como as mudanças serão implantadas. O primeiro passo é fazer uma reunião, nesse momento todos os envolvidos devem participar. É importante fazer simulações para testar se as ideias podem funcionar em uma situação concreta. Esse é o momento teste onde é possível configurar o processo e redesenhá-lo.
Um novo processo nasce com revisão de todo o trabalho efetuado, os problemas devem ser resolvidos e as metas são estabelecidas.
Como desenhar um novo processo?
Agora é o momento de buscar por novas práticas que vão ajudar a estruturar o projeto. Um mapa é criado para o novo processo incorporando as melhorias.
Exemplos:
- Mudar o foco dos procedimento para atender demandas
- Eliminar perdas, gargalos, entraves e atividades que não agregam valor ao cliente.
- Melhorar a comunicação entre os setores
- Automatizar o que for possível
- Criar um padrão para o atendimento
Como implementar as mudanças?
Nessa etapa as alterações começam a acontecer dentro da organização. O novo processo começa a ser executado e deve ser monitorado desde o início. Os colaboradores e gestores devem aderir totalmente as modificações.
Execução
O novo método deve ser executado no cotidiano da empresa e esse é momento de verificar se há problemas e pontos que podem ser ajustados. Essa é a hora de identificar mudanças na prática. Todos os envolvidos no processo devem ser ouvidos, essas informações devem ser armazenadas e organizadas.
O processo de melhoria deve ser constante em organizações. Pois é um trabalho que não acaba, sempre há espaço para evoluções e aperfeiçoamento. Após monitorar e identificar pontos que podem ser ajustados, é o momento de criar um novo projeto.
A melhoria de processos é um projeto cíclico, que deve ser realizado de maneira constante. Essa é uma forma de torná-lo eficaz, o que significa mais produtividade e mais satisfação para clientes.
A importância da tecnologia na melhoria de processos
A tecnologia está transformando a dinâmica dos negócios e ampliando a necessidade por mudanças. As organizações estão cada vez mais atentas ao ritmo acelerado da inovação tecnológica digital. As pessoas estão presentes nas redes sociais e utilizam novas ferramentas como a tecnologia nuvem e plataformas colaborativas.
Nesse cenário, as empresas devem estar preparadas para atender o mercado. É fundamental atender também aos clientes, que não estão em busca apenas de um serviço de qualidade, mas também de uma empresa sustentável.
A tecnologia aplicada na melhoria de processos pode contribuir inclusive com o meio ambiente.
A Metrofile é a empresa que pode auxiliar a sua organização na melhoria de processos, focando na agilidade e produtividade, auxiliando na eliminação de atividades manuais e contribuindo com o meio ambiente por meio da redução de insumos.
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