Quando se fala em documentos dentro de uma empresa o setor de recursos humanos é o que mais tem que tomar cuidado. Isso porque existem várias cópias de documentação pessoal dos funcionários, é por esse motivo que é preciso ter uma ótima gestão documental para RH.
A maior atenção tem que ser dedica ao arquivamento das guias de previdência dos colaboradores. Elas precisam ser preservadas por 20 ou 30 anos, como está revisto na lei de política nacional de arquivos.
Desatualização
Para uma boa gestão documental para RH, é essencial que toda papelada e formulários relacionados aos empregados estejam atualizados para que empresa não seja penalizada pela justiça trabalhista.
Uma saída para isso é criar um planilha de controle com data de entrega do documento antigo e o dia para renovação do arquivo, assim nada vai passar despercebido.
Documentos perdidos
Quando se tem muitos papéis guardados no arquivo e não se tem uma organização correta, é onde se encontra a falha na gestão documental para RH.
É preciso que os documentos sejam separados de acordo com cada funcionário, arquivados em ordem alfabética e cronológica, para não causar nenhum tipo de prejuízo à empresa. A digitalização do arquivo ajuda muito a combater esse tipo de erro.
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Cópias de segurança fazem parte de uma boa gestão documental para RH
As cópias de segurança auxiliam muito em momentos de imprevistos tanto no arquivamento físico ou digital. Elas garantem a sua tranquilidade se caso algum documento desapareça ou se ocorrer algum problema na nuvem ou no sistema que armazena as cópias digitais.
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Cópias digitais
A mais recente revolução dentro da gestão documental para RH é o processo de digitalização e arquivo virtual dos papéis mais necessário dentro do setor.
Com esses novos procedimentos (nuvem ou sistema de armazenamento) é possível diminuir o tempo ao fazer arquivo físico, aumentado assim a produtividade em outras atividades necessárias.
O melhor de se utilizar a tecnologia dentro do RH, é a garantia que a documentação não vai sumir de uma hora para outra.
Pessoas autorizadas
Quando várias pessoas mexem ou tem acesso aos documentos dos funcionários há mais chances da gestão documental para RH ser falha. Isso acontece porque cada pessoa tem um jeito diferente de arquivar as documentações, o que pode gerar uma confusão na hora da busca ou até mesmo a perda de papéis.
O indicado é que exista só uma pessoa ou no máximo duas para realizar esse procedimento, assim fica mais fácil de manter o controle.
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