O uso correto e a administração da informação é um dos principais desafios da nossa época, devido às atuais exigências e a quantidade delas que são geradas todos os dias, e na área corporativa esse ponto também pode ser representado pela dificuldade na gestão de prontuário.
As mudanças tecnológicas trouxeram uma nova realidade para os setores de Recursos Humanos das empresas, devido à necessidade de se adequarem à realidade digital, cujo contexto nem sempre é percebido e compreendido.
Pensando nisso foi que trouxemos o presente artigo, para que você saiba da importância de um sistema digital de controle de documentos e para que realize a gestão de prontuário de colaboradores com eficiência.
Obrigatoriedade na guarda de documentos
Guardar documentos é importante para atender a interesses do fisco, isso evita o pagamento de multas quando se sofre auditorias, já que alguns documentos precisam ser guardados por até 30 anos, mas não se limita a esse aspecto.
Existem outras situações que podem provocar prejuízos à empresa, caso ela não disponha de formas de apresentá-los, como no caso de processos judiciais trabalhistas.
Investir na gestão de prontuário de colaboradores traz mais tranquilidade para a organização ao saber que suas informações estão adequadamente guardadas e seguras.
Gestão de prontuário e adequação tecnológica
Fazer uma boa gestão de prontuário auxilia a empresa a se adequar às novas realidades tecnológicas que afetam não apenas o mercado, mas também o próprio mundo corporativo e o governo.
Exemplo disso é o eSocial, ramificação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que busca trazer para a esfera digital as obrigações fiscais dos contribuintes, o que nos faz compreender que o governo também está se adaptando às inovações que surgiram nessa nova era.
Além disso, a maneira como a empresa faz a gestão dos seus documentos e consequentemente como trabalha seu acesso à informação, pode ser definitivo para a permanência e desenvolvimento do negócio, pois, é a partir da gestão estratégica da informação que se identifica novas oportunidades, gargalos e aspectos que devem ser melhorados.
A gestão de prontuário de um colaborador está inclusa nesse cenário, já que ela engloba informações relacionadas a todo o histórico trabalhista, como currículo, atestados médicos, declarações e contratos.
Problemas decorrentes de uma má-gestão
Dentre as questões que se pode enfrentar quando não se realiza uma gestão de prontuário de funcionário da maneira correta temos a perda de processos trabalhistas, devido à apresentação insuficiente de evidências.
A empresa pode ser penalizada em auditorias realizadas por instituições governamentais, quando são solicitados documentos comprobatórios e não são suficientemente apresentados.
Uma gestão de prontuário realizada de maneira indevida pode fazer com que terceiros não autorizados tenham acesso às informações particulares da empresa. Backups feitos de maneiras incorretas podem comprometer o arquivo digital e causar danos patrimoniais.
Alternativas para melhorar a eficiência da sua empresa na gestão de prontuário
Uma das melhores maneiras de não se preocupar com a gestão de prontuário é utilizar rotinas e programas seguros que permitam maleabilidade e fácil acesso às informações para aqueles que dela necessitem, e, para tanto, nada melhor que contar com o apoio da expertise de quem realmente entende e possui experiência na gestão de prontuários, isso evita ter que lidar com situações desagradáveis no futuro.
Não é mais vantajoso nem necessário para a maioria das empresas empregar seus recursos na manutenção de um arquivo físico para seus documentos, na maioria das vezes pode até passar uma ideia de obsolescência. Porém, a adequação para a nova realidade digital não pode ser feita de qualquer maneira, é necessário ter preparo e cautela.
Para isso, nada melhor do que contar com quem já trabalha nessa área e possui a expertise necessária para gerir com prudência a gestão de prontuário dos seus colaboradores. Quer otimizar a administração dos documentos do seu setor de RH? Compartilhe essas informações com seus líderes. Saiba também que a Metrofile é referência no assunto e pode ajudar na gestão estratégica do seu negócio.
Entre agora em contato com a gente e saiba como ter uma boa gestão de prontuário no seu departamento de RH.
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