Diversas organizações estão envolvidas em um processo para incorporar totalmente a gestão da inovação. Nos últimos anos, investimentos foram realizados por escritórios para ampliar a circulação digital de informações e documentos.
O objetivo é ter controle efetivo sobre informações e arquivos, criar estatísticas e obter informações cruciais para a tomada de decisão. Outros efeitos foram a economia financeira e do espeço físico para armazenamento, além de contribuir para a sustentabilidade com a redução do uso do papel.
Pesquisas evidenciam uma redução do volume de papel documental em corporações. Segundo levantamento realizado pela AIIM, organização não governamental que reúne profissionais de informação, cerca de 35% das empresas norte-americanas criaram medidas para reduzir o uso de papel. Esse fenômeno ocorre em diversos países, inclusive no Brasil.
Quer acompanhar as mudanças e transformações do mercado? No nosso artigo vamos esclarecer como funciona a gestão de documentos na era digital, como é possível reduzir o uso do papel e indicar tendências do mercado, confira!
Como funciona a gestão de documentos na era digital?
É extremamente difícil controlar uma quantidade enorme de papéis e documentos físicos dentro de uma empresa. Sua equipe perde tempo para organizar, gerenciar e acessar arquivos impressos, e se um documento desaparecer, seu negócio pode ser alvo de um processo trabalhista ou de eventuais multas. Com a gestão de documentos digitais, todos os arquivos e documentos, que já podem nascer de forma digital ou serem convertidos pelo processo de digitalização, ficam armazenados em plataforma com um banco de dados extremamente seguro.
A gestão de conteúdos empresariais, conhecida como ECM (Enterprise Content Management) permite a organização, arquivamento de documentos e outros conteúdos relacionados aos processos da empresa. Por meio desse sistema também é possível criar e capturar documentos físicos, e também realizar processos como indexação, gestão, limpeza, publicação, pesquisa e arquivamentos.
Qual é a tendência do mercado?
Os órgãos públicos brasileiros estão na frente no processo de informatização. O formulário físico de declarações de Imposto de Renda não é usado mais, e notas fiscais eletrônicas e processos judiciais em meio digital já fazem parte do presente. A assinatura no papel está sendo substituída por certificação digital, como no caso dos certificados digitais como o E-CPF e E-CNPJ, utilizados por órgãos como o Tribunal de Justiça, a Receita, Empresas e Pessoas Físicas.
As organizações passaram a integrar seus documentos em banco de dados e em servidores de órgãos competentes. Além disso, empresas estão promovendo uma integração com a contabilidade, e utilizando plataformas digitais para arquivar documentos internos eletronicamente.
Dessa forma, foi estabelecido um processo de redução do volume de documentos físicos e papéis dentro de empresas brasileiras. Pesquisas revelam que com a gestão de documentos corporações conseguiram reduzir em 30% o uso do papel e armazenamento de documentos físicos.
Porque inovar?
Para chegar bem no futuro é preciso inovar. Apesar de a mudança exigir de gestores e equipe um esforço enorme, ela é fundamental para o sucesso de organizações. As empresas que investem em sistemas de gestão e armazenamento digital, além de reduzir o desperdício e gasto com papel, conseguem gerenciar e controlar amplamente suas informações. A gestão de documentos na era digital torna-se cada vez mais necessária nas organizações. A informação da sua organização deve ser tratada como algo extramente valioso!
Quer saber mais sobre a gestão de documentos na era digital? É só enviar uma mensagem, estamos prontos para conversar com você!
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