Estratégias para proteção de documentos em enchentes e inundações

Desastres naturais recentes nos alertaram para a importância de medidas preventivas para diversos aspectos, entre elas a adoção de estratégias para proteção de documentos em enchentes e alagamentos. 

Atualmente, o Brasil tem testemunhando uma das maiores tragédias climáticas da história do país. Fortes chuvas atingiram o estado do Rio Grande do Sul, o que culminou no alagamento de mais de 80% das cidades gaúchas e no desabrigo de mais de meio milhão de pessoas.

Essa tragédia destaca como a perda de arquivos físicos e digitais pode ter repercussões devastadoras e até mesmo irreversíveis para a continuidade da operação de diversas empresas. 

Diante desse cenário, este artigo propõe explorar medidas para a proteção de documentos em enchentes e inundações, além de estratégias para a recuperação de arquivos danificados pela água. Continue a leitura e confira!

5 medidas para proteção de documentos em enchentes e alagamentos 

Digitalização de documentos 

A primeira estratégia indicada para a proteção de documentos em situação de desastres naturais é a transformação digital de documentos físicos para formato eletrônico.

Digitalizar documentos importantes não apenas reduz o risco de perda física devido a danos causados pela água, mas também facilita o acesso e a recuperação rápida das informações quando necessário.

No entanto, para garantir a eficácia deste processo, é crucial armazenar os dados digitalizados em um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) seguro e utilizar scanners de alta qualidade para garantir a legibilidade e a integridade daquilo que foi digitalizado. 

Que tal saber mais sobre a digitalização de documentos?

Armazenamento em local seguro

Embora a digitalização seja uma estratégia eficaz, a proteção de documentos físicos ainda é essencial. Portanto, apesar de parecer óbvio, o armazenamento dos arquivos deve ser feito em um local seguro. Para isso, primeiramente é importante compreender o que caracteriza essa segurança. 

Nesse sentido, entende-se que armazenar documentos físicos em locais elevados dentro de uma organização, longe de áreas propensas a inundações, é uma prática recomendada. Além disso, o uso de cofres à prova d'água e armários de arquivos reforçados pode prevenir danos significativos. 

Backup regular

Backups regulares são uma parte crucial da estratégia de proteção dos arquivos contra enchentes e inundações.

Tanto documentos digitais quanto os digitalizados devem ser regularmente sujeitos a backups e armazenados em locais separados para garantir fácil acesso. 

Uma dica crucial nesse sentido é a adoção de soluções de backup em nuvem. Ao fazê-la, você não apenas garante a segurança dos dados, mas também maximiza o nível de redundância e acessibilidade em caso de perda. 

Planos de recuperação de desastres

Você já parou para pensar em como agiria se perdesse todas as suas informações empresariais devido a enchentes e inundações? Como de costume e por natureza, nunca esperamos o pior, mas é primordial estar preparado para ele.

Desse modo, desenvolver um plano de recuperação de desastres abrangente é essencial para qualquer estratégia de proteção de documentos. Isso inclui procedimentos específicos para a preservação e também recuperação rápida no caso de um desastre.

Após elaborar a estratégia, realize simulações e testes regulares para assegurar que a equipe esteja preparada e que as medidas de proteção sejam eficazes quando mais necessárias.

Utilização de tecnologias de proteção

Por fim, assim como em qualquer ambiente no qual está inserida, a tecnologia pode fornecer soluções mais eficazes e uma segurança adicional para algumas práticas.

Sendo assim, utilizá-la como ferramenta estratégica também ajudará a minimizar riscos associados às enchentes. Uma recomendação é a instalação de sensores de umidade e sistemas de alerta precoce para detectar potenciais inundações, oferecendo a oportunidade de agir antes que os documentos sejam danificados. 

Estratégias para recuperar documentos danificados pelas enchentes  

Agora, caso a proteção de documentos críticos para o seu negócio tenha sido prejudicada por danos causados pela água, é preciso agir rapidamente para evitar prejuízos irreversíveis.

A primeira orientação clara é permitir que os documentos sequem naturalmente, alocando-os em ambientes bem ventilados para que a umidade seja gradualmente removida.

No entanto, dado o estado dos papéis, é de suma importância adotar extremo cuidado ao lidar com eles. Nesses casos,  o uso de EPl´s, como luvas, é imprescindível para manuseá-los corretamente e preservar a integridade dos documentos .

Além disso, é importante levar seus arquivos para serviços de restauração profissional, que avaliarão a situação e decidirão quais técnicas são mais adequadas para restaurá-los. Vale destacar que existem várias técnicas, como laminação, encapsulação e até congelamento, utilizando conceitos da criogenia para a restauração.

Leia também: Arquivos físicos: como preservar e evitar deteriorações

Conclusão 

Como vimos, proteger documentos importantes de desastres naturais, como enchentes, requer uma combinação de estratégias preventivas e tecnologias avançadas.  

Empresas que implementaram essas práticas demonstraram sucesso na proteção de suas informações críticas, servindo como exemplos para outras organizações que buscam a proteção de documentos.

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