A melhor maneira de lidar com os documentos da organização é com uma empresa de gestão de documentos. Isso garante que os arquivos estarão seguros e armazenados da forma correta.
Em suma, esse serviço pode parecer simples, porém, não se trata de gerir, catalogar e armazenar de qualquer maneira. É preciso ter um rígido processo para conseguir resultados positivos e satisfatórios.
A escolha da empresa de gestão de documentos pode fazer a diferença nos resultados organizacionais. Para encontrar a melhor opção, vale considerar alguns pontos.
A empresa de gestão de documentos que tenha equipe especializada
A melhor opção de fornecedor de serviços será aquela que tenha profissionais especialistas no serviço. Eles devem conhecer o processo a fundo e trabalhar de forma padronizada para garantir bons resultados.
Conversar com a empresa de gestão de documentos e buscar saber qual a capacitação dos profissionais e cursos de aperfeiçoamento é importante. Além disso, outros clientes podem auxiliar com essa questão expondo suas opiniões.
Software confiável e com boa usabilidade
A plataforma que permite fazer o gerenciamento de documentos na empresa, precisa ser fácil de utilizar. Ela deve fornecer todos os recursos que atendam aos departamentos da empesa. Por exemplo, para o RH deve armazenar prontuários de funcionários, folhas de ponto e outros.
O software deve focar no usuário final, garantindo boa experiência durante o uso e sem exigir grandes conhecimentos técnicos.
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Segurança das informações e dos documentos
Praticamente todos os documentos da organização são sigilosos e suas informações devem ser preservadas. Ao terceirizar o serviço para uma empresa de gestão de documentos ela deve garantir a integridade desses.
Deve ter maneiras de assegurar a proteção necessária e cláusulas contratuais que reafirmem a confidencialidade. Em caso de não cumprimento, as penalidades devem estar previstas, isso reforça a boa intenção da terceirizada.
Suporte e atendimento adequados
Desde o primeiro contato com a empresa de gestão de documentos o atendimento deve ser adequado. A terceirizada deve se mostrar disposta a ajudar, esclarecer dúvidas e apontar as melhores soluções.
Após a contratação do serviço, esse cuidado deve continuar, sempre que houver necessidade de um suporte, esse deve ser prestado. O atendimento deve ser ágil e solucionar problemas de forma acertada.
A empresa de gestão de documentos que oferece a melhor gestão é a que consegue cumprir com todos esses requisitos. Além disso, ela deve surpreender oferecendo algo a mais e que os clientes fiquem satisfeitos.
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Soluções completas com o mesmo fornecedor
A melhor empresa de gestão de documentos é a que consegue oferecer serviços completos, não basta apenas ter soluções para o armazenamento de arquivos digitais e físicos.
É preciso ir além e oferecer a digitalização, organização arquivística, auxiliar com as políticas documentais e outros. Assim garante serviços completos e evita que os clientes busquem por diferentes fornecedores que disponibilizam serviços complementares.
Com apenas um prestador de serviços o relacionamento fica mais simples e os valores atrativos.
Existem boas opções, mas como sugestão citamos a Metrofile como a melhor empresa de gestão de documentos. Ela é especializada no setor, tem profissionais treinados e qualidade superior. Além disso, garante todos os pontos que elencamos.
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