No contexto das organizações, uma gestão eficiente deve estar comprometida em resolver o problema do armazenamento de documentos físicos. Uma empresa, independente do porte, possui uma enorme quantidade de papéis, que devem ser armazenados em caixas, armários e estantes. Em alguns casos, a enorme quantidade de arquivos pode ocupar salas e até um andar inteiro.
O armazenamento ineficiente de documentos pode gerar diversos problemas. A perda de um documento importante pode significar um prejuízo enorme financeiro, e que pode arruinar a reputação de um empreendimento.
A empresa que não possui uma gestão documental eficiente fica exposta a prejuízos com multas aplicadas pelo Fisco devido à falta de documentos. Na era digital, os gestores devem conseguir acessar rapidamente as informações. Esse é um fator fundamental para tomada de decisão.
Portanto, leia nosso artigo e saiba o que é a tecnologia ECM e como ela pode ajudar a sua empresa!
Afinal, o que é ECM?
A Gestão de Conteúdo Empresarial ou ECM - Enterprise Content Management é o conjunto de procedimentos e regras para organizar, controlar e gerenciar documentos e outros conteúdos ligados aos processos de uma organização.
Quando surgiu o ECM?
A sigla ECM foi criada pela Organização Internacional AIIM (Association for Intelligent Information Management), em 2000. Entretanto, em 2008, foi alterada a definição original da AIIM sobre Gestão de Conteúdo Empresarial. Foi acrescentada a informação de que faz parte do ECM (o que, em um passado recente era tratado como GED) as estratégias, ferramentas e métodos para capturar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos atrelados aos processos organizacionais. Mais recentemente, a AIIM passou a adotar a denominação EIM – Enterprise Information Management em substituição ao ECM.
Portanto, podemos definir ECM, ou EIM, como estratégias e ferramentas para gestão e organização da informação não estruturada.
Mais informações sobre o ECM/EIM
Antes de implantar o ECM todo o conteúdo informacional da empresa deve ser organizado para, então, ser transferido para um meio digital, ou seja, todos os documentos que requeiram uma rápida recuperação ou que tenham valor estratégico, devem ser digitalizados. Além disso, esses documentos devem ser organizados e separados em campos ou índice para facilitar a pesquisa. Dessa forma, podem ser acessados de qualquer de qualquer lugar em qualquer tempo.
Vale ressaltar que o acesso aos documentos só pode ser feito por pessoas autorizadas, e que esse procedimento por meio do ECM é rápido e seguro. Consultas simultâneas também são possíveis na ferramenta.
Por meio do ECM pode-se controlar prazos de alguns conteúdos como contratos. O ECM também alerta os gestores para cancelamentos, suspensões, renovações ou términos.
Se houver alguma nova norma, o ECM pode ser atualizado, e você não perde nenhuma informação.
Como o ECM funciona?
Para facilitar o acesso, os documentos são organizados em diversos campos. Os arquivos gerados ficarão armazenados em um banco de dados gerenciado pelo ECM.
As regras para acesso aos documentos ou arquivos, ou seja, os dados, são definidas durante o planejamento para implantação do sistema.
Para implantar o ECM é extremamente importante a participação de uma empresa especializada. Um estudo preliminar deve ser feito pela empresa verificando quais os documentos serão armazenados. Todos os setores da empresa devem participar desse processo.
Diversos gestores estão em busca de soluções para reduzir custos nas organizações. Esse é um dos motivos que impulsiona o crescimento do ECM no Brasil nos últimos anos.
Quais são os benefícios do ECM?
Economia de Espaço: o ECM elimina a necessidade de uma organização ter um enorme espaço físico destinado ao armazenamento de documentos.
Melhoria no processo de tomada de decisões: por meio do ECM é possível o acesso rápido às informações, facilitando a tomada de decisões.
Redução de custos: os documentos serão disponibilizados em rede, eliminando a necessidade de cópias.
Conhecimento: o ECM é também uma base de conhecimento para sua empresa, por meio do sistema é possível fazer a gestão a partir de uma base única.
Compartilhar informações: possibilidade de facilitar atividades que necessitam da colaboração entre equipes e colaboradores.
Dados sobre o ECM
O ECM é a solução para diversos problemas com a liberação de espaços físicos, a simplificação de procedimentos de localização, o envio de documentos e a redução de pessoal envolvidos nesses procedimentos, ou seja, uma grande economia.
Entretanto, para ter contato com todos os efeitos positivos do ECM é crucial contar com uma empresa especializada. A Metrofile possui uma plataforma de ECM com soluções de captura, digitalização, centralizada e descentralizada, guarda e gerenciamentos físicos, conteúdos digitais e mídias, em ambientes seguros e controlados.
Quer resolver o problema de gestão de documentos dentro de sua organização? Entre em contato com a Metrofile, estamos preparados para atender você.
ÚLTIMAS NOTÍCIAS
Metrofile © 2023