Neste post vamos introduzir o conceito dos 5s à rotina dos processos de RH, juntamente com soluções de software e tecnologias, e te mostrar como essas soluções podem ser revolucionárias, não apenas para resultados específicos, mas para melhorar, de maneira global, todo o funcionamento de uma empresa. Essas dicas de RH se converterão em suas regras de ouro!
O que são os 5S somados à tecnologia?
O conceito dos 5S está baseado em cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke ou em português: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina.
Aplicados de maneira contínua, os 5S são capazes de manter um ambiente harmonizado, funcional e agradável. Mas, a prática requer policiamento e resiliência, pois, deve converter-se em um hábito, deixando de ser algo pontual.
Além dos fatores de organização, limpeza, saúde e autodisciplica, é possível incorporar soluções para auxiliar na aplicabilidade do conceito. Uma boa ferramenta permite automatizar processos, eliminar impressões, cópias e perdas de documentos, diminuindo as dores de cabeça e auxiliando na localização rápida do conteúdo. Estudos demonstram que um processo documentado é 25% mais efetivo.
Para que estes conceitos sejam colocados em prática como dicas de RH, leia cada um dos pontos e faça uma conexão, imaginando como eles podem ser aplicados à sua rotina de trabalho.
1) SEIRI – Senso de Utilização
Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos, dados, etc. com equilíbrio e bom senso. Aqui, o descarte, remanejamento e realocação de tudo o que é considerado dispensável para determinada atividade também devem ser levados em consideração. Como resultado, projeta-se;
- Ganho de espaço: temos aqui o primeiro princípio da tecnologia com a digitalização dos processos e documentos;
- Facilidade de limpeza e manutenção;
- Melhor controle dos estoques;
- Redução de custos;
- Preparação do ambiente para a aplicação dos demais conceitos de 5S.
2) SEITON – Senso de Organização
Entende-se que organização não é apenas ter cada coisa em seu devido lugar, mas distribuir tudo de modo que cada item esteja ao alcance ou de fácil acesso quando for necessário. Para efeito, deve-se estabelecer um padrão organizacional em que cada objeto fique sempre no mesmo lugar e, para isso, o ambiente deve ser equipado com painéis tipo pegboard, prateleiras, estantes e é indicado que o local adote o uso de etiquetas e outras formas de identificação. Como resultado, projeta-se:
- Economia de tempo: quanto tempo em média você leva para encontrar um documento? Colaboradores perdem até 1 mês por ano procurando informações;
- Facilidade na localização das ferramentas;
- Redução de pontos inseguros.
3) SEISO – Senso de Limpeza
Nem todo mundo gosta de limpar, mas todo mundo, sem dúvida, gosta dos ambientes limpos. Aqui a intenção é eliminar não apenas a sujeira e os resíduos, mas também todos os objetos desnecessários ao local.
O mais legal é que o Seiso, ou senso de limpeza sugere, também, ir além do aspecto físico e refletir no relacionamento interpessoal, com o objetivo de promover um ambiente de trabalho onde as relações sejam igualmente transparentes, honestas, francas e respeitosas. Como resultado, projeta-se:
- Ambiente saudável e agradável. Mesas sem as famosas pilhas de papel transmitem aos colaboradores e clientes a sensação de organização;
- Redução da possibilidade de acidentes;
- Melhor conservação de ferramentas e equipamentos;
- Melhoria no relacionamento interpessoal.
4) SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde
O senso de padronização refere-se ao estabelecimento de padrões de cores, formas, iluminação, localização e placas, assim todos os ambientes em questão se organizam na mesma lógica.
Este senso abrange a padronização por uma razão um pouco menos metódica e trata também do conceito de saúde ao identificar condições que afetam a saúde dos colaboradores, como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc.
Este conceito também funciona como ferramenta de manutenção dos 3 primeiros S’ (seleção, organização e limpeza) e como resultado da aplicação, projeta-se:
- Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas;
- Equilíbrio físico e mental;
- Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc);
- Melhoria nas condições de segurança.
Sabemos que, em inúmeras organizações, o arquivo físico não passa por um tratamento adequado. Imagine seu colaborador correndo riscos de saúde, acabado em ações trabalhistas com insalubridade? Você pode cuidar da saúde dos seus colaboradores terceirizando a guarda, digitalizando os documentos e implementando processos digitais totalmente controlados.
5) SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina em dicas de RH
A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento das soluções e comprometimento pessoal e individual com os sensos anteriores. Aqui, trabalha-se também os padrões éticos e morais de cada indivíduo, o que é de extrema importância quando se fala de dicas de RH.
Quando cada colaborador passa a fazer o que deve ser feito, até mesmo sem vigilância, esta etapa, e por consequência todas as outras, estão sendo feitas com primor e geralmente os conceitos transbordam a vida profissional e estendem-se à vida pessoal, demonstrando total envolvimento com a filosofia.
Diante de um ambiente autodisciplinado acerca dos 5S, projeta-se:
- Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho;
- Trabalho diário agradável;
- Melhoria nas relações humanas;
- Valorização do ser humano;
- Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos.
Precisamos levar em consideração que boas soluções tecnologias permitem e ajudam a ter segurança nas atividades diárias, atenção nos processos coparticipativos e valorização dos deveres organizacionais.
Aplicados à rotina dos processos, essas dicas de RH resultam não apenas em colaboradores mais conscientes, mas em um DP e um RH mais organizado, funcional e assertivo, de modo que cada atividade é realizada em seu tempo preciso e de maneira eficiente, refletindo na saúde geral da empresa.
Com a solução metroRH, auxiliamos seus 5S de forma tecnológica, garantido atividades bem definidas, ambiente organizado e limpo, informações em tempo real e seguras.
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