Descubra o papel da Inteligência Artificial na gestão de documentos

11 de Outubro de 2024

Nos últimos anos, temos visto uma ascensão meteórica no uso da IA em diversos setores. Desde chatbots até carros autônomos, tal tecnologia está transformando a maneira como vivemos e trabalhamos. Mas você já parou para pensar no papel da inteligência artificial na gestão de documentos?

Com o volume de dados crescendo exponencialmente, as empresas precisam de soluções que vão além da digitalização de arquivos. A IA oferece justamente isso: uma abordagem criativa e eficiente para organizar, automatizar e proteger os documentos corporativos, garantindo que tudo funcione de maneira mais ágil e segura.

Se você está se perguntando como essa tecnologia pode impactar positivamente sua empresa, continue lendo. Neste artigo, exploraremos como a IA está mudando a forma de gerenciar documentos e por que sua empresa pode se beneficiar dessa transformação. Confira!

A inteligência artificial na gestão de documentos

Até pouco tempo atrás, muitos nem sequer imaginavam que tarefas cotidianas, como a própria gestão de documentos, poderiam ser automatizadas de maneira eficiente. Embora o conceito de Inteligência Artificial exista há décadas, foi apenas nos últimos anos, com o avanço das tecnologias, que ela passou a ser implementada em larga escala.

A IA não é mais algo restrito à ficção científica; tornou-se uma realidade prática, com um impacto direto e profundo no modo como as empresas operam. Isso inclui, de forma significativa, a gestão documental, onde ela tem se mostrado uma ferramenta poderosa para otimizar e facilitar diversas atividades que antes eram realizadas manualmente.

Tradicionalmente, a gestão de documentos envolvia processos manuais, o que, além de ser trabalhoso, aumentava o risco de erros e dificultava a recuperação de informações importantes. Com a introdução da IA, essas barreiras estão sendo superadas. Assim, é oportuno mencionar que há uma verdadeira revolução em curso.

Quais são os efeitos da IA na gestão de documentos?

Uma das principais tecnologias que alimentam a utilização da inteligência artificial na gestão de documentos é o conceito machine learning, ou aprendizado de máquina. Essa técnica permite que sistemas de IA "aprendam" com os dados ao longo do tempo, tornando-se cada vez mais precisos e eficientes em suas tarefas.

Agora, você vai conhecer mais a fundo os principais efeitos da união dessas duas frentes.

Organização inteligente e otimização de processos

Como já foi explicado de maneira introdutória, a IA possui a plena capacidade de organizar documentos de maneira clara e precisa. Ao invés de depender de uma equipe para fazer esse trabalho manualmente, a IA analisa o conteúdo, identifica palavras-chave e relaciona os documentos aos seus respectivos contextos.

Além do mais, por conta da habilidade do aprendizado contínuo, os sistemas de IA se ajustam às necessidades específicas de cada empresa. Por exemplo, documentos que são frequentemente acessados podem ser priorizados no sistema, enquanto aqueles menos relevantes são arquivados automaticamente.

Dessa forma, a organização se torna mais dinâmica e eficiente, permitindo que os colaboradores encontrem rapidamente o que precisam e se concentrem em tarefas mais estratégicas.

Automação de fluxos de trabalho documentais

Talvez esse seja o exemplo mais importante de como a inteligência artificial pode ser implementada na gestão de documentos. Isso porque, como sabemos, tal atividade não se limita ao simples armazenamento; envolve uma série de etapas como criação, revisão, aprovação e arquivamento.

Você se recorda do conceito de machine learning que abordamos anteriormente? Pois então, usando ele, a IA consegue automatizar tarefas repetitivas e demoradas, de maneira muito bem estruturada.

Nesse sentido, a inteligência artificial mudou o panorama ao permitir a automação de todo o fluxo de trabalho. Por exemplo, em processos de aprovação de contratos, existem sistemas de IA que geram contratos automaticamente, enviam para os responsáveis e até mesmo monitoram o status de assinaturas, enviando lembretes quando necessário.

Segurança e proteção de dados com IA

À medida que mais informações sensíveis são armazenadas digitalmente, a segurança dos documentos tornou-se uma das principais preocupações das empresas. Sendo assim, mais uma vez, a IA tem um papel essencial.

Além da proteção em tempo real, a IA também ajuda a garantir a integridade dos dados com criptografia avançada e backups automáticos. Mesmo em caso de falhas no sistema ou ataques cibernéticos, os documentos podem ser rapidamente recuperados, minimizando interrupções nas operações.

Essa combinação de segurança proativa e recuperação ágil faz da IA uma ferramenta essencial para proteger a informação corporativa e assegurar a continuidade dos negócios.

Benefícios da IA na gestão de documentos

Os benefícios da IA na gestão de documentos são numerosos e vão muito além da simples automação de tarefas. Entre as principais vantagens, podemos destacar:

Redução de custos: com a automação de processos e eliminação de tarefas manuais, as empresas conseguem reduzir custos operacionais significativamente.
Maior agilidade: a IA acelera os fluxos de trabalho, permitindo que documentos sejam processados em questão de minutos.
Melhor tomada de decisões: com a capacidade de analisar grandes volumes de dados, a IA fornece insights que auxiliam as empresas a tomar decisões mais informadas e estratégicas.