Comunicação interna é todo o processo de troca de informações, mensagens e conhecimentos dentro de uma organização, direcionado aos colaboradores e membros da equipe, cujo objetivo principal é facilitar a compreensão, engajamento e alinhamento de cultura, valores e estratégias.
Essa comunicação pode ocorrer de diversas formas, como reuniões, e-mails, mensagens instantâneas, intranet, murais, videoconferências, boletins informativos, entre outros.
Além disso, também visa promover um ambiente de trabalho saudável e produtivo, estimulando a interação entre os membros da equipe e proporcionando um clima organizacional favorável.
Mas você concorda que sempre dá para melhorar a comunicação interna de uma empresa? E tudo isso graças aos avanços da tecnologia que tem nos proporcionado diferentes formas de gestão, mobilidade e flexibilidade.
Conheça as soluções de ECM e BPM da Metrofile que irão lhe ajudar a garantir uma comunicação eficaz.
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Volume de papel gerado
Com a Metrofile, você tem o apoio de plataformas digitais com total garantia de segurança e efetividade, a começar pela gestão documental, que permite a digitalização de arquivos e o fácil acesso de qualquer lugar e em qualquer hora com apenas alguns cliques.
Em comparação com a tradicional gestão de documentos, primeiro é necessário a ocupação de uma sala – que a depender da demanda, pode exigir um espaço de tamanho considerável – além de uma estrutura adequada e manutenção frequente para evitar a infestação de fungos capazes de deteriorar toda a papelada.
Outra situação é o trabalho que se tem em despender tempo em procurar arquivos específicos, o que pode facilmente acarretar em atrasos, extravios e um estresse desnecessário.
Hoje em dia você tem os recursos que precisa para aprimorar a comunicação interna de sua empresa e otimizar as atividades de suas equipes.
E, claro, um desses recursos é nossa plataforma de ECM/EIM (Enterprise Content Management/Enterprise Information Management) com soluções de captura/digitalização centralizada e descentralizada, guarda e gerenciamento de documentos físicos, conteúdos digitais e mídias, em ambientes seguros e controlados.
Gestão Arquivística
A organização arquivística considera características específicas dos documentos, como conteúdo, data, contexto de criação e uso, e os classifica e organiza de acordo com esses atributos.
Esse tipo de estruturação é crucial para a gestão eficaz da informação e busca garantir que os documentos estejam organizados de maneira lógica e coerente, seguindo padrões e critérios estabelecidos.
Isso é fundamental para que qualquer pessoa autorizada, que precise acessar esses documentos, seja agora ou no futuro, possa encontrá-los de forma rápida e eficaz.
Digitalize e gerencie seus arquivos de mídia!
Além da digitalização de documentos, na Metrofile, você também conta com o serviço de guarda e gerenciamento de mídias, processo que se refere ao armazenamento e administração de diversos tipos de mídias, sejam elas físicas ou digitais, de forma organizada e segura.
Isso inclui mídias físicas como CDs, DVDs, fitas magnéticas, discos rígidos, pendrives, os quais são transferidos para servidores em nuvem e outros sistemas.
Para que seja eficaz, o processo envolve a catalogação, a classificação e a manutenção de registros detalhados sobre o conteúdo dessas mídias. Também inclui medidas para garantir a segurança, a integridade e a disponibilidade dos dados ao longo do tempo.
É uma prática essencial para organizações que lidam com grandes volumes de dados e informações em diferentes formatos, bem como precisam aprimorar a cultura organizacional e a comunicação interna.
Gestão eficiente e privacidade de dados
A Metrofile leva em consideração a garantia de privacidade de dados, e por isso promove Políticas de Gestão Documental, que estabelecem as regras, procedimentos e práticas relacionadas à criação, armazenamento, acesso, uso, retenção e descarte de documentos e informações.
Essas políticas incluem aspectos como a categorização dos documentos, definição de prazos de retenção, protocolos de segurança, fluxos de trabalho para aprovação e revisão de documentos, entre outros.
Sendo assim, vale destacar a Tabela de Temporalidade como uma ferramenta indispensável, que determina os prazos de guarda dos documentos, levando em consideração sua utilidade administrativa, legal e histórica.
Elas especificam o período de tempo que cada tipo de documento deve ser mantido antes de ser descartado ou arquivado permanentemente.
Essas tabelas são elaboradas levando em conta a legislação vigente, as necessidades operacionais e as características dos documentos produzidos ou recebidos pela organização. Por exemplo, documentos contábeis podem ter um período de retenção diferente dos documentos de recursos humanos.
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Traga a sua empresa para o futuro!
Se você ainda passa pelo estresse de gerir, organizar e reorganizar aquela imensa papelada de documentos corporativos, saiba que você pode resumir todo esse trabalho em apenas alguns cliques!
A solução está na implementação de um sistema eficiente de gestão documental, o qual você encontra aqui, na Metrofile!
Com ele, você terá a praticidade de armazenar, acessar e controlar todos os documentos de forma digital, economizando tempo, espaço e eliminando a confusão dos arquivos físicos.
Chegou a hora de simplificar sua rotina e adotar a modernidade na organização dos seus registros empresariais. Conheça nossas soluções e descubra como otimizar os processos da sua empresa de forma inteligente e segura.
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