Toda empresa tem em seu arquivo do departamento de recursos humanos as documentações de seus colaboradores, mas você sabe qual é o tempo de guarda de documentos de funcionários?
No artigo de hoje você saberá qual é o tempo correto para cada papel que é assinado por um colaborador e guias de pagamentos que são emitidas pelo RH, desde vale-transporte ao FGTS.
Recibo de férias
Todos os recebidos de férias que foram devidamente assinados pelo funcionário devem ser guardados por cinco anos, se o mesmo ainda fizer parte do quadro de equipe, caso haja a rescisão essas documentações devem ser guardadas por apenas dois anos.
Vale-transporte
O tempo de guarda de documentos relacionados ao pagamento do vale-transporte também devem ser arquivados por cinco anos. Como a quantidade de recibos é grande você pode optar por um sistema de digitalização e arquivo em nuvem, para ter controle e evitar que comprovantes acabem se perdendo.
Folha de pagamento
A folha de pagamento de todos os funcionários devem ser mantidas por cinco anos, se possível acrescente ao arquivo digitalizado a cópia assinada do holerite. Para casos de demissão essa papelada deve ser armazenada por dois anos, assim como recibo de férias.
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FGTS
Quando se trata de tempo de guarda de documentos de funcionários, os comprovantes de pagamento do Fundo de Garantia são os que passam mais tempo no arquivo, são exatamente trinta anos. Em casos de processos a não apresentação desses papéis pode gerar uma multa de até R$10 mil.
Pedido de demissão – tempo de guarda de documentos
Cartas de pedido demissão devem fazer parte do arquivo de documentos dos funcionários até dois anos depois da solicitação de desligamento.
Registro de empregados
A cópia do registro feito na carteira de trabalho também deve ser arquivada porém, o prazo é indeterminado. Para garantir que a empresa não seja multada, é importante manter o arquivo por um longo tempo.
Caso seja uma empresa grande, é melhor fazer o uso de uma plataforma de gestão de documentos, assim você libera espaço físico e está preparado para uma auditoria ou vistoria de última hora.
Aviso prévio
O tempo de guarda de documentos relacionados ao aviso prévio precisam ser guardados por dois anos. Lembre-se que, para que os papéis sejam válidos precisam estar assinados, só o arquivo não é suficiente para processos e auditorias.
Termo de rescisão de contrato de trabalho
Quando um colaborador em período de experiência solicita a demissão, é necessário emitir a rescisão de contrato de trabalho, a via que fica com a empresa precisa ser mantida por dois anos.
Digitalize o seu arquivo
Para facilitar o processo de arquivo, diminuir a quantidade de papéis e melhorar a produtividade dos funcionários que trabalham dentro do departamento de recursos humanos, a digitalização é uma mão na roda.
Porém, arquivar somente no computador de trabalho não é totalmente seguro, por isso a Metrofile desenvolveu um software que cuida de toda a gestão de documentos e informações da sua empresa.
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