Para começo de conversa, vamos explicar o que é e como montar um prontuário de funcionário. Durante o tempo de permanência em uma empresa, cada colaborador demanda a criação e o acúmulo de determinados documentos. A reunião de todos esses, como currículo, xerox da carteira de trabalho, entre outros, é chamada de prontuário de funcionário.
Como organizar o meu arquivo físico?
A maneira mais eficiente para organizar os documentos é ter um arquivo – esses armários de metal, específicos para o armazenamento de documentos, sabe? - e separar uma gaveta apenas para os prontuários de funcionários (ou mais de uma, dependendo de quantos funcionários tem sua empresa).
- Cada um com sua pasta
Cada colaborador deve ter uma pasta com o seu nome, onde devem constar juntos todos os documentos. Estas pastas devem ser organizadas por ordem alfabética para facilitar a busca.
Uma dica é padronizar uma ordem para a colocação dos documentos, assim, você não perde muito tempo procurando por um, cada vez que precisar de um documento ou na hora de montar um prontuário de funcionário.
- Tudo sempre atualizado
Para garantir que estes documentos estejam atualizados, lembre-se de checá-los periodicamente e incluir aqueles requerem atualização constante como as declarações de escolaridade dos filhos.
Como organizar o meu arquivo digital e como montar um prontuário de funcionário na nuvem?
É possível ter os prontuários de funcionários digitalizados e evitar o acúmulo de documentos físicos. Em tempo de scanners e computadores com alta capacidade de armazenamento, esta é uma possibilidade muito atraente para a maioria das empresas.
Mas para a segurança de toda a documentação digitalizada recomendamos a atualização de plataforma em nuvem que pode ser acessada de qualquer dispositivo conectado mediante a um login e senha, que realiza um backup constante das informações.
A organização dos arquivos digitalizados deve ser realizada de maneira similar aos arquivos físicos. Cada funcionário deve ter uma pasta exclusiva com todos os seus documentos.
- Mantenha um backup
A regra de ouro no arquivamento digital aqui é realizar uma cópia de todo o conteúdo em mais de um servidor, pen-drive ou HD para não perder os documentos.
- Padronize a nomenclatura
Defina um padrão e replique-o em todos os arquivos e evite colocar acentos e outras pontuações neles, para assim, facilitar a leitura dele pelo seu processador e caso precise fazer o upload em alguma plataforma on-line. Por exemplo;
CV_Funcionário_X,
Carteira_de_trabalho_Funcionário_X,
Admissional_Funcionário_X
Férias_funcionário_X
- Padronize o tipo de arquivo
Salve todos os arquivos na mesma extensão, por exemplo, todos os arquivos são salvos em PDF. Para isso, converta cada digitalização no mesmo formato e se julgar necessário, salve os originais em outra pasta destinada apenas à estes documentos.
Quais documentos devem constar no prontuário de funcionário?
Existem uma infinidade de documentos que você precisar ter em mente na hora de como um prontuário de funcionário, separamos uma lista para lhe ajudar nesta tarefa, para que assim, a sua empresa não seja penalizada em uma auditoria.
1. Cópia da Carteira Profissional;
2. Cópia do Cadastro do PIS;
3. Cópia do R.G;
4. Cópia do C.P.F;
5. 1 foto recente 3x4;
6. Cópia da Certidão de Nascimento ou Casamento;
7. Exame médico admissional;
8. Exame médico periódico;
9. Exame médico de retorno de afastamento, ou seja, afastamento por auxílio doença, doença ocupacional, acidente de trabalho (quando houver);
10. Exame médico de alteração de função (exemplo: quando o funcionário mudar a função para setor diferenciado (Office boy para motorista, etc.);
11. Exame médico demissional (quando houver desligamento);
12. Cópia do comprovante de residência.
13. Cópia do Título de Eleitor.
14. Cópia da Certidão de Reservista (sexo masculino).
15. Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos.
16. Cópia da Caderneta de Vacinação para filhos menores de 7 anos (todo ano).
17. Comprovante de escolaridade de seis em seis meses, sendo esses Maio e Novembro para filhos maiores de 07 anos e menores de 14 anos.
18. Quando motorista xerox da Carteira de Habilitação.
19. Cópia do histórico escolar, para comprovação do grau de instrução.
20. Contrato de experiência, acordo de compensação de horas (quando houver), opção de vale transporte, opção de FGTS, ficha de salário família quando com filhos, declaração de dependentes para IR (caso tenha).
21. Atestados médicos (quando houver).
22. Aviso e Recibo de Férias.
23. Termo de rescisão contratual e seus respectivos complementos (aviso prévio, rescisão, chave, pgto. da multa, seguro-desemprego, cópia do depósito efetuado na conta corrento em dinheiro do funcionário, carta de preposto).
24. Decisão Judicial para desconto pensão alimentícia (quando houver).
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