8 Vantagens da assinatura eletrônica para a sua empresa

28 de Setembro de 2023

Se você ainda não sabe o que de fato é uma assinatura eletrônica, iniciamos este artigo com as seguintes perguntas:

Você já se viu em uma situação onde precisou percorrer longas distâncias apenas para colocar sua assinatura em um único documento?
Ou então, já se frustrou ao perceber que um contrato essencial precisava ser assinado com urgência, mas a distância ou os compromissos atuais te impediam de fazer isso de forma eficiente?

Esse tipo de necessidade é uma parte inegável da vida pessoal e profissional. Mas será que o processo não poderia ser mais ágil e conveniente?

Venha conosco e saiba como a assinatura eletrônica está transformando essa experiência de uma forma mais eficiente e prática.

O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para autenticar a identidade de um signatário e indicar sua concordância com o conteúdo do documento ou transação. Em essência, é uma forma eletrônica de manifestação de consentimento ou acordo com o que está sendo assinado.

São utilizadas em uma ampla variedade de transações e processos, incluindo contratos comerciais, acordos legais, documentos bancários, autorizações médicas, registros governamentais e muito mais.

A validade legal das assinaturas eletrônicas varia de acordo com a jurisdição e o contexto da transação, afinal, existem diferentes tipos que variam em complexidade e segurança.

Alguns métodos básicos incluem ações simples, como digitar seu nome ou clicar em um botão de aceitação. Já as avançadas envolvem técnicas mais seguras, como criptografia, autenticação biométrica e certificados digitais.

Verificação de autenticidade

A autenticidade de uma assinatura eletrônica é crucial para garantir que o documento não tenha sido alterado e que a assinatura seja realmente da pessoa ou entidade pretendida. Existem várias maneiras de ser verificada, entre elas:

Metadados e Trilha de Auditoria

A assinatura eletrônica muitas vezes é acompanhada de metadados, como data, hora e local da assinatura, bem como informações do dispositivo usado. Esses detalhes fornecem uma trilha de auditoria para verificar quando e onde a assinatura foi feita.

Token de Autenticação

Em alguns casos, um token (um código único) é gerado e enviado à pessoa que deve assinar. Ela precisa inserir esse token para validar a assinatura.

Verificação de IP e Geolocalização

É possível verificar o endereço IP e a localização geográfica de onde a assinatura foi feita, adicionando uma camada adicional de validação.

Confirmação por Email ou SMS

Após a assinatura, o sistema pode enviar um e-mail ou SMS de confirmação ao signatário. Esse processo ajuda a garantir que a pessoa que assinou é a mesma que recebeu a notificação.

Assinatura Biométrica

Em alguns casos mais avançados, a assinatura eletrônica pode envolver características biométricas, como uma assinatura feita em uma tela sensível ao toque, que é então comparada a assinaturas anteriores armazenadas.

Assinatura Criptográfica

Em níveis mais sofisticados, a assinatura eletrônica pode ser criptografada, usando chaves públicas e privadas, garantindo que apenas a pessoa com a chave privada possa validar a assinatura.

Cada método de verificação é escolhido com base no nível de segurança e confiabilidade necessários para o documento específico. A combinação de vários métodos pode ser empregada para garantir uma validação ainda mais sólida e confiável da assinatura eletrônica.

Quais os benefícios de tudo isso?

A assinatura eletrônica oferece uma série de benefícios significativos em comparação com as assinaturas tradicionais em papel. Vamos explorar esses benefícios de forma mais detalhada, destacando como ela pode transformar a maneira como lidamos com documentos e transações:

1. Agilidade e Rapidez

Pois elimina a necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear documentos, o que acelera o processo. Assim, os arquivos podem ser assinados e compartilhados instantaneamente, resultando em transações mais rápidas e eficientes.

2. Redução de Custos e Sustentabilidade

Ao evitar o uso de papel, tinta, impressoras e deslocamentos físicos para assinaturas, a assinatura eletrônica reduz os custos operacionais e contribui para a preservação do meio ambiente, promovendo práticas mais sustentáveis.

3. Acesso Remoto e Globalização

Permite que as partes envolvidas assinem documentos de qualquer lugar do mundo, desde que tenham acesso à internet. Isso é especialmente relevante em transações internacionais, eliminando barreiras de localização e fusos horários.

4. Segurança e Integridade

As plataformas de assinatura eletrônica oferecem medidas avançadas de segurança, incluindo criptografia e autenticação biométrica, para garantir a autenticidade do signatário e a integridade do documento assinado. Essas medidas são frequentemente mais seguras do que as assinaturas manuais tradicionais.

5. Rastreabilidade e Auditoria

Os sistemas de assinatura eletrônica registram todos os detalhes da transação, incluindo quem assinou, quando, e a localização. Isso proporciona uma trilha de auditoria completa e rastreabilidade, útil em casos legais ou de conformidade.

6. Facilidade de Integração e Automatização

Essas soluções podem ser integradas aos sistemas existentes, permitindo uma transição suave para ambientes digitais. Além disso, os processos de coleta de assinaturas podem ser automatizados, economizando tempo e recursos.

7. Aceitação Legal e Conformidade

Em muitas jurisdições, a assinatura eletrônica tem validade legal equivalente à assinatura em papel. Por exemplo, as leis e regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil e o eIDAS na União Europeia, respaldam e reconhecem a validade das assinaturas eletrônicas

8. Facilidade de Uso e Conveniência

Muitas das plataformas oferecem interfaces intuitivas e fluxos de trabalho simplificados, garantindo que as pessoas possam assinar documentos com facilidade, independentemente do seu nível de habilidade tecnológica.

Esses benefícios, coletivamente, transformam a maneira como os negócios conduzem transações e gerenciam documentos, tornando a assinatura eletrônica uma escolha valiosa tanto para empresas quanto para indivíduos.

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