6 serviços que a Metrofile oferece para otimizar seu RH
Uma das grandes preocupações das empresas é o acesso aos documentos, principalmente, com a Lei Geral De Proteção De Dados (LGPD).
Esses arquivos que podem ser impressos ou digitalizados, contêm dados importantes da sua empresa e de seus colaboradores. Eles devem receber atenção visto que precisam ficar preservados e devem ser armazenados corretamente. Imagine o problema que seria perder uma cópia de um documento de um colaborador.
Quando o foco na empresa não é gestão de documentos, a melhor opção é contar com uma parceria especializada. Dessa forma atingirá o objetivo de armazenar corretamente manter os dados seguros.
O RH é uma das áreas que mais precisa desses serviços, afinal, uma empresa lida frequentemente com informações importantes.
A Metrofile é uma empresa especializada em gestão da informação que une segurança, tecnologia, gerenciamento de arquivos e processos.
Veja mais: Mais um ano chegou e o RH da sua empresa ainda utiliza documentos físicos
As soluções da Metrofile para a gestão de documentos
A Metrofile oferece uma plataforma ECM/EIM (Enterprise Content Management/Enterprise Information Management) na qual é possível encontrar soluções para todos os tipos de documentos virtuais. Além disso, trabalha com documentos físicos, fazendo o gerenciamento deles.
Contando com os serviços para o gerenciamento de documentos, conteúdo e informação, poderá com:
1. Digitalização de documentos
Todos os documentos podem ser salvos no formato digital reduzindo o uso de papel e contribuindo para a gestão ambiental. Os arquivos ficam salvos na plataforma de forma organizada e catalogado conforme as necessidades da empresa.
A organização pode fazer a digitalização e salvar na plataforma ou contratar o serviço para que os arquivos se tornem digitais.
2. Guarda e gerenciamento de documentos ativos e inativos
Armazenar os documentos impressos de forma correta costuma ser um problema. Não se tem conhecimento técnico para isso e nem espaço nas empresas.
A Metrofile faz a guarda e gerenciamento de arquivos ativos e os inativos que precisam ficar armazenados por um longo período para cumprir com a legislação. Eles ficam em um ambiente controlado de calor e umidade, e recebem o tratamento correto para que não sofram com a ação do tempo.
3. Guarda e gerenciamento de mídias
Da mesma forma que é feita a gestão dos documentos físicos, pode ser realizado com as mídias. Elas podem estar salvas em dispositivos como CDs e HDs ou digitalizadas em nuvem sem um armazenamento externo.
4. Organização arquivística
A organização arquivística é capaz de organizar todos os documentos físicos e digitais de maneira que sigam uma lógica.
O procedimento é realizado seguindo a legislação vigente e combinado com as necessidades da empresa. É possível separar documentos por departamento, ordem alfabética, data e outros.
5. Políticas de Gestão Documental
A Metrofile possui uma política de gestão documental e pode auxiliar a empresa e implementar uma. Isso quer dizer que haverá uma forma correta desde a etapa em que o documento é produzido até o seu destino que pode ser armazenamento ou eliminação.
6. Tabelas de Temporalidade
Com a tabela de temporalidade fica bem definido os prazos dos documentos e o seu ciclo de vida. Cada documento será classificado conforme a frequência de consulta como recorrente, intermediário ou permanente. Além disso, fica claro por quanto tempo cada item precisa ser guardado antes de ser descartado.
Para isso, será preciso fazer atualizações frequentes como as datas de criação de documentos e a situação dos profissionais.
Veja mais: Como saber qual o tempo de guarda de documentos de funcionários?
O impacto dos serviços da Metrofile na empresa
Os serviços que a Metrofile oferece para a gestão de documentos, principalmente para o RH traz uma série de benefícios.
Ele garante que todos os documentos serão mantidos em segurança e poderão ser facilmente acessados caso haja necessidade.
As empresas podem ajustar os serviços conforme a sua conveniência e forma de trabalho combinando arquivos físicos com digitais. Algumas ainda não estão totalmente digitalizadas e preferem o uso de papel em algumas situações.
Existe a tranquilidade de não receber uma multa, por exemplo, trabalhista. Se a organização for fiscalizada e não tiver aguardado os documentos pelo período correto terá penalidades. A tabela de temporalidade e gestão de guarda dos documentos, serão exatamente úteis para evitar essas situações.
Os custos também serão impactados de forma benéfica. Não precisará contratar profissionais especializados em nem destinar dinheiro a espaços de armazenamento. Serviço de Metrofile pode garantir tudo isso com um melhor custo-benefício.
Os serviços que a Metrofile oferece, realmente podem otimizar o RH e melhorar o gerenciamento dos seus documentos. Eles deixam os profissionais de gestão de pessoas despreocupados com essa parte burocrática e mais focados em suas tarefas.
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