A gestão de documentos é um tema cada vez mais relevante para as empresas, principalmente em tempos de home office e transformação digital. Com a necessidade de acessar e compartilhar informações de forma remota, é essencial contar com uma gestão eficiente de documentos para garantir a segurança e integridade dos dados, além de otimizar os processos de trabalho. Neste artigo, vamos apresentar algumas dicas para uma gestão digital segura e eficaz.
O home office virou um modelo de trabalho muito usual
Com a pandemia de Covid-19, o home office se tornou uma realidade para muitos trabalhadores e empresas. De acordo com uma pesquisa realizada pela Fundação Getúlio Vargas, em parceria com a FGV/EAESP e FGV/EPGE, em abril de 2020, 46% das empresas adotaram o trabalho remoto como medida de prevenção à Covid-19. Além disso, uma pesquisa realizada pela consultoria IDC aponta que o mercado global de soluções de trabalho remoto deve crescer cerca de 27% até 2023, impulsionado pela demanda por soluções de colaboração e produtividade.
Gestão de documentos e a transformação digital
A gestão de documentos consiste no gerenciamento de informações importantes para a empresa, desde a criação até o descarte, incluindo a organização, armazenamento, indexação e recuperação de documentos.
Com a transformação digital, a gestão de documentos ganhou novas possibilidades e desafios, como a necessidade de garantir a segurança dos dados em ambientes virtuais e a possibilidade de automatizar processos.
Para uma gestão de documentos eficiente e segura, é fundamental contar com tecnologias e ferramentas específicas, como softwares que permitem o acesso e compartilhamento de informações de forma ágil, além de possibilitar a automatização de processos e a tomada de decisões com base em dados precisos e confiáveis.
5 dicas de gestão de documentos
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Defina uma política de gestão documental clara e bem estruturada, que inclua as diretrizes para a criação, armazenamento, indexação e descarte seguro de documentos. Essa política deve ser compartilhada com todos os colaboradores e atualizada regularmente.
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Utilize um software de gestão documental para armazenar e gerenciar os documentos de forma centralizada, permitindo o acesso e compartilhamento de informações. Esses softwares também permitem a automatização de processos, reduzindo erros e aumentando a eficiência.
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Adote um sistema de indexação de documentos que permita a rápida localização e recuperação de informações, utilizando palavras-chave, tags e outras ferramentas de busca.
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Faça backups regularmente para garantir a segurança e integridade dos dados, evitando perda ou alteração de informações importantes.
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Utilize a digitalização de documentos para reduzir o uso de papel e otimizar o espaço físico de armazenamento. Além disso, a digitalização permite o acesso remoto aos documentos, facilitando o trabalho em home office e a colaboração entre equipes.
Conclusão
A Metrofile é uma empresa especializada em gestão de documentos e informações, oferecendo soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de seus clientes. Através da plataforma de ECM/EIM, a Metrofile dispõe de gestão centralizada de documentos, conteúdos e informações.
Leia também: Como automatizar os processos de RH da sua empresa com a Metrofile
Além disso, a Metrofile possui uma forte política de sustentabilidade, utilizando práticas ambientalmente responsáveis em suas operações e incentiva os seus clientes a adotarem medidas de redução de impacto ambiental.
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