5 PROBLEMAS QUE A GESTÃO DE PRONTUÁRIO PODE RESOLVER
A gestão eficiente dos prontuários de funcionários é um dos principais desafios para profissionais de Recursos Humanos. A falta de controle efetivo de documentos e a dificuldade em acessá-los ou recuperá-los aumenta os riscos em eventuais fiscalizações trabalhistas e ações trabalhistas.
É fundamental construir uma estrutura digital confiável, que possibilite uma gestão eficiente e rápido acesso à informação. Para esclarecer os diversos problemas que a gestão de prontuários pode resolver, algumas informações são essenciais para os Gestores de Recursos Humanos. Confira!
1. Pagar um processo trabalhista por falta de documento
Processos e multas milionárias podem causa grande impacto para uma organização. A falta de um documento, por exemplo, uma folha de ponto, um exame médico, um acordo feito com o funcionário, pode resultar na perda de um processo trabalhista.
Uma boa saída para evitar esse risco é contar com um sistema digital de gestão de prontuários, que permite armazenar seus documentos dentro de um ambiente seguro e com informações gerenciais que permitirão ao Gestor tomar as devidas providências.
2. Otimizar o tempo da sua equipe
Por meio do sistema de gestão digital é possível armazenar, acessar e compartilhar documentos rapidamente. Dessa forma, a sua equipe ganha tempo, e pode produzir mais com menos estresse.
3. Acesso rápido as informações
O sistema de gestão de prontuários permite a equipe de RH trabalhar com mais agilidade em processos documentais, ou seja, o gestor vai ter mais tempo para cuidar do que realmente precisa da sua atenção, ou seja, foco nas pessoas, além de facilitar o acesso a esses documentos pela área Jurídica!
4. Segurança das Informações
Na era digital, os arquivos e documentos da sua empresa devem ficar armazenados em bancos de dados seguros. Um sistema confiável deve contar com backups regulares, uma cópia de segurança, para evitar perdas de documentos, além de se garantir acessos controlados, e tratamento dos documentos em áreas monitoradas e com infraestrutura tecnológica de alta performance e altos níveis de segurança.
Para isso, o primeiro passo é contar com o auxílio de uma empresa especializada em gestão de documentos, conteúdos e informações. Essas organizações utilizam plataformas como ECM/BPM (Enterprise Content Management/ Business Process Management).
Essas plataformas oferecem diversas soluções para gestão de prontuários, como captura e digitalização centralizada e descentralizada, armazenamento e gerenciamento de documentos físicos, conteúdos digitais e mídias. Além disso, todos os documentos físicos transformados em arquivos ficam guardados em ambientes seguros e controlados.
5. Gestão estratégica
Na era digital, a gestão de prontuários pode resolver diversos problemas, como facilidade de armazenamento e agilidade no acesso a informações, além de controle efetivo de operações realizadas pelo setor de RH, como localizar informações sobre funcionários.
Por meio do sistema também é possível ampliar ações dentro das organizações para alinhar e estreitar a relação entre os diversos setores. Esse é o momento de dar um salto na gestão das informações de seus colaboradores e minimizar seus riscos e prejuízos!
Quer saber mais sobre os problemas que a gestão de prontuários de funcionários pode resolver? É só enviar uma mensagem, estamos prontos para conversar com você!
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